Cómo usar una agenda como herramienta de productividad para emprendedores
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Ya se acerca el final del año. Con seguridad, algunos de nosotros hemos contemplado la compra de una agenda o planificador (diario, semanal) para organizar nuestro trabajo en el 2022. La agenda o planificador, es una herramienta de productividad para los emprendedores.
«Una hora de planificación puede ahorrarte diez horas de trabajo»
Dale Carnegie
Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:
Posiblemente, algunos de nosotros (me incluyo) usamos agenda de forma regular. Estoy segura de que algunos otros no la usan y, sin embargo, han pensado en hacerlo y piensan que podría ayudarlos. Otros, probablemente no la usan y tampoco les gusta.
Estoy consciente de que las agendas tienen fanáticos y también personas que piensan que son inútiles.
En todo caso, en mi opinión y en mi experiencia personal, me han resultado de mucha utilidad y creo que constituyen una herramienta fundamental de mejora de productividad para emprendedores. Por tal motivo, hoy quiero compartirte nuevamente las ventajas que encuentro en utilizar esta herramienta.
La función de las agendas como herramienta de productividad para emprendedores
La función principal de la agenda es darle visibilidad a los compromisos diarios, para asegurar que tenemos el tiempo adecuado para cumplirlos.
Este concepto es muy importante, la agenda es una ayuda visual.
La agenda debe incluir la lista de tareas del día. Pero realmente es algo más. Podemos decir que la lista de tareas del día es una ayuda para decidir las prioridades y asignarlas a días específicos. La agenda complementa este esfuerzo ayudándonos a asignarle horas y momentos específicos, tomando en cuenta el tiempo que toman cada una, para asegurar que las mismas serán completadas en el tiempo que tenemos disponible, además de que incorpora estas tareas a nuestro día completo, incluyendo todos los otros compromisos (adicionales, si, lamentablemente) que tenemos en nuestro día y que debemos sacar adelante.
Una cosa es una lista de pendientes en la cabeza, otra una lista diaria de tareas de pendientes en nuestro plan y otra diferente es la visualización del espacio de tiempo que cada una de esas tareas toma. La agenda te permite visualizar los tiempos que dedicarás a cada tarea o compromiso y ser realista en las metas de cosas que deseas hacer en el día. De esta forma, las agendas mejoran tu eficiencia en el día a día de tu trabajo, optimizando el uso de tu tiempo.
Es muy frecuente que las personas inicien el año con la determinación de organizarse mejor y el uso de agendas forma parte de este propósito. Comienzan con mucho entusiasmo, pero al poco tiempo dejan de hacerlo de forma regular, y en pocos meses, la agenda solamente está acumulando polvo sobre el escritorio.
Esto ocurre, porque le damos un uso inadecuado y no logramos convertirlas en una herramienta para mejorar nuestra capacidad de organización y nuestra eficiencia diaria, para un mejor uso del tiempo.
De modo que, en este artículo quiero compartirte algunas recomendaciones para dar a las agendas un uso adecuado para que sean realmente útiles en el día a día y tu agenda se convierta en una herramienta de productividad para emprendedores.
6 consejos para que tu agenda sea útil:
Solamente incluye en tu agenda diaria los compromisos que tienen fechas específicas y caducan en el tiempo. Cosas tales como: reuniones o compromisos que involucran a otras personas (que ocupan un tiempo y a veces un espacio específico) con quienes interactuamos en tiempo real o tareas que deben ejecutarse o decidirse en un tiempo específico. No es una lista de deseos de cosas que quieres hacer, sino un compromiso de tiempo que destinarás a actividades que deben ser realizadas en ese día en particular.
Aunque sea una agenda para tus compromisos laborales, incluye también tiempo para ti y para tus compromisos personales, familiares y sociales. De esta forma, te aseguras de poder visualizar los tiempos destinados a cada cosa y optimizar el balance entre tiempo de trabajo y tiempo personal, asegurando que tienes tiempo para todo.
Se realista y precavido en el uso del tiempo. Asegúrate de destinar tiempo suficiente para cada tarea o compromiso que incluyas y dejar espacio entre compromisos. Ese espacio te permitirá trasladarte, en caso de que las actividades así lo requieran, o te permitirá incluir compromisos que surjan (porque los imprevistos siempre aparecen). Mientras más realista y aterrizada sea tu estimación del tiempo, mayor será la probabilidad de que cumplas con las tareas y compromisos que te has propuesto. Adicionalmente, cuando destinas un tiempo específico para una tarea, te obligas a ser eficiente en el uso de ese tiempo. Si destinas una hora a una reunión, por ejemplo, cuando veas que ese tiempo ya va terminando tratarás de reducir el tiempo desperdiciado en conversación que no se relaciona con el tema principal de la reunión y enfocarte en tu objetivo.
Mantenla actualizada y trabájala diariamente. Revísala cada mañana y/o cada tarde. Mientras más frecuentemente la uses y la actualices, mayor es la probabilidad de que te ciñas a lo que has planificado para el día.
Convierte en un hábito el llevarla siempre contigo, guardarla siempre en el mismo lugar y tenerla a mano todo el tiempo. De esta forma, cualquier nuevo compromiso o tarea que surja lo podrás incorporar de inmediato, evitando que se te olvide, si lo dejas para más adelante.
Haz de tu agenda algo que te resulte atractivo y te de ganas de usar. Mientras más vaya con tu personalidad, con tu trabajo, con tu estilo, mayor es la probabilidad de que continúes usándola. Personalízala. Usa colores para distinguir cosas. Incorpora frases, dibujos, notas. Úsala para anotar ideas que te vayan surgiendo a lo largo del día. Escoge una agenda (sea física o digital) que te resulte cómoda de llenar y de actualizar y te parezca estéticamente agradable.
Planificador Diario Emprende 2022 para la República Dominicana
Si me lees desde la República Dominicana, tengo buenas noticias para ti. Junto con Quality Service RD hemos diseñado para ti una agenda especial para emprendedores. Además de traer espacios adecuados para registrar tus citas diarias y tus tareas pendientes, incluye retos mensuales especialmente pensados para ayudarte a mejorar en diferentes aspectos de tu emprendimiento. Y tiene un diseño muy especial que hará de esta herramienta algo que te dará gusto usar a diario por los 365 días del año 2022. Los encuentras disponibles en La Casita del Papel, en Punta Cana.
Nuestro Planificador Diario Emprende 2022 para la República Dominicana trae los siguientes retos mensuales:
- Enero: Preparando mi espacio, cuerpo y mente. El orden comienza por casa.
- Febrero: Organización financiera. Costos, precios y presupuestos. Dediquemos este mes para afilar el lápiz y sacar nuestras cuentas bien claras.
- Marzo: Organización digital. Tus archivos todos accesibles.
- Abril: Imagen de marca, mercadeo y comunicaciones. ¿Cuál es el beneficio diferencial de nuestro producto o servicio que deseamos transmitir a nuestros clientes?
- Mayo: Medios sociales. Dediquemos este mes a iniciar una adecuada planificación de los contenidos que estaremos compartiendo.
- Junio: Comunicación interpersonal. Mejoremos nuestra comunicación, para lograr relaciones más positivas y beneficiosas para nuestro negocio.
- Julio: Mejorando mis hábitos para ser más eficiente diariamente. Tomemos medidas para mejorar nuestra productividad.
- Agosto: Descanso y desconexión. Mejoremos nuestros hábitos diarios de desconexión y recarga de pilas.
- Septiembre: Mejorando mi eficiencia y la de mi negocio. Identifiquemos las diversas formas en que podrías mejorar la ejecución de tu negocio.
- Octubre. Recapitulando sobre los logros acumulados este año. Lista las cosas que has logrado con tu emprendimiento en este año.
- Noviembre: Planificación 2023. Nos toca trabajar en nuestro plan de trabajo anual.
- Diciembre: Gratitud. La finalización de un ciclo es el mejor momento para agradecer por los logros alcanzados en este año.
Te invito a que contactes a La Casita del Papel en Punta Cana para adquirir tu Planificador Diario Emprende 2022, para que inicies un año con retos puntuales que te ayudarán a mejorar tu negocio. Si estás en la zona de Bávaro/Punta Cana, puedes ir directamente a su tienda, ubicada en Galerías Punta Cana.
El uso adecuado de la agenda exige constancia y disciplina, para poder ver resultados y comprobar que efectivamente mejora tu eficiencia y constuye una herramienta de productividad para emprendedores.
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