Reduce el estrés manteniendo archivos digitales ordenados
La última semana, y aprovechando el tiempo en casa por la pandemia, me decidí finalmente a asumir una tarea personal que tenía pendiente desde hacía mucho tiempo: Ordenar todas mis fotos y videos digitales. Esta tarea, que me ocupó muchas horas, totalmente personal, me inspiró a escribir este artículo, acerca de la importancia de mantener adecuadamente todos los archivos digitales de nuestro negocio ordenados y compartir algunas recomendaciones para que este proceso sea más eficiente.
«Cuando un hombre no tiene sus ideas en orden, cuantas más tenga, mayor será su confusión»
Dale Carnegie
Me encanta tomar fotos y videos con mis amigos y familia, y de lugares que visito, y termino acumulando una gran cantidad. Había llegado a un punto en el que cuando quería compartir algo con alguien tardaba muchísimo en encontrar la foto que quería. Me di cuenta, también, que tenía en ocasiones varias copias de la misma foto o el mismo video, en diferentes dispositivos o en diferentes carpetas dentro de un mismo dispositivo.
Así como la organización de mis fotos personales era un desastre, y lo reconozco, la organización de mis documentos de trabajo es muy eficiente. Hace ya muchos años que trabajo con una estructura estable que me permite ubicar fácilmente cualquier archivo que requiero en determinado momento.
Los cambios que nos impone el salto digital
Antes de la era digital, los negocios contaban con secretarias que conocían el arte de mantener un archivo. Cualquier documento que solicitabas sabían exactamente dónde buscarlo y te lo entregaban de inmediato.
Al cambiar los formatos de los documentos de físico a digital, comenzamos a manejar nuestros archivos directamente en nuestras computadoras. Y a medida que se ha ido complejizando este mundo digital, la tarea de mantenernos organizados se ha vuelto más y más necesaria.
Este año 2020 lo iniciamos con un artículo acerca del orden de forma general, y comentamos cómo el orden favorece nuestra productividad. Si no alcanzaste a leer ese artículo, puedes accederlo en este enlace: El orden – Un lienzo en blanco que estimula la creatividad y la productividad. Los mismos principios que propuse en ese momento para el orden en nuestro entorno aplican para el orden en nuestro mundo digital.
La frase de Dale Carnegie con que inicio este artículo, aplicaría perfectamente si sustituimos la palabra “idea” por “documentos digitales”: cuantos más tenemos, si no establecemos un orden, mayor será el caos.
Y cada vez dependemos más de los documentos digitales. Cada vez hay más transacciones que pueden hacerse sin papeles impresos. Pero igualmente requerimos archivarlos ordenadamente para tenerlos disponibles cuando los necesitemos.
¿Cómo ordenar tus documentos digitales?
A partir de las lecturas que revisé para escribir el artículo (que como de costumbre te comparto al final) a continuación te he preparado una serie de pasos que puedes seguir para asegurarte de tener tus archivos digitales organizados y fácilmente accesibles:
Comienza con una carpeta madre
Una carpeta inicial en la que luego crearás toda la estructura. Esto facilitará tu trabajo de respaldo. En mi caso, por ejemplo, tengo una carpeta que se llama “DATOS”. Allí tengo todos mis documentos de trabajo y personales y está separada de las carpetas y archivos del sistema.
Cuando requiero hacer un respaldo, solamente debo copiar y actualizar esa carpeta con todo su contenido. Si hacemos una similitud con el antiguo archivo físico que llevaban nuestras secretarias, esta carpeta madre sería el archivador, el mueble en específico donde colocaríamos los documentos.
Crea sub-carpetas de acuerdo a tópicos independientes y generales
Puedes, por ejemplo, tener una sub-carpeta para cosas personales y otra para cosas de trabajo. Si tienes varios negocios, puedes hacer una por cada empresa. En mi caso, tengo una sub-carpeta llamada ‘PERSONAL” donde tengo mis archivos personales, una por cada uno de mis emprendimientos: “ESLABONES”, “SOONETS JEWELRY”, “EMEVENCA” y ahora pues he creado una nueva para almacenar “FOTOS Y VIDEOS”, separándola de mi carpeta personal.
Trata de no tener muchas sub-carpetas y mantener la estructura lo más sencilla posible
En alguna de las lecturas que hice sugerían tratar de mantener un máximo de 7 sub-carpetas. Pienso que no es necesario tener un número establecido, puesto que es muy individual y dependerá de cada persona y cada negocio, pero en todo caso, sigue la regla de mantener la estructura lo más simple posible. Siguiendo con la analogía de archivo de documentos físicos, estas sub-carpetas serían las gavetas del archivador.
Continúa creando sub-carpetas dentro de cada una de esas divisiones iniciales, siguiendo una estructura lógica que te sea fácil recordar y te haga sentido intuitivamente
Cualquier cosa que implique un esfuerzo por recordarlo significa que no se adapta a lo que habitualmente haces. Crea un sistema que te funcione a ti de forma personal y que se adapte a tu negocio. Si una vez más hacemos analogía con los archivos de documentos impresos, estas nuevas sub-carpetas serían las carpetas archivadoras que colocabas dentro de cada gaveta y que contenían ya los documentos en cuestión.
Asegúrate de que tus archivos tienen nombres cortos y muy específicos, que te permitan identificarlos de forma sencilla
Por ejemplo, no llames un documento “Propuesta señor Perez”, ya que es posible que en un futuro tengas varios clientes de ese apellido o que a ese mismo señor le hagas varias propuestas, o que esa misma propuesta presente variaciones y tengas diferentes versiones.
Es mejor, por ejemplo, un nombre como “Propuesta Miguel Perez Jun172020 V1” Allí especificas el cliente, la fecha y la versión. Este es solo un ejemplo, diseña un sistema de nomenclatura que te funcione dependiendo de tu negocio, pero sigue la regla de ser específico y corto.
Utiliza referencias temporales cuando te sea posible
Para encontrar documentos es de mucha ayuda guiarte por la fecha. Puedes colocar fechas en los nombres de los documentos o crear sub-carpetas por años. En mi caso, por ejemplo, para el orden que acabo de realizar en mis fotos hice una sub-carpeta por cada año dentro de la carpeta “FOTOS Y VIDEOS” y dentro de cada año entonces creé sub-carpetas con los nombres de los eventos u ocasiones a que se refieren las fotos. Así mismo manejo los documentos de trabajo, tengo sub-carpetas con los diferentes años.
Una vez tienes creada la estructura, mueve todos los documentos que ya tienes a la carpeta correspondiente
Puedes hacerlo progresivamente desde las carpetas en donde están ahora o, si te resulta más eficiente, puedes mover primero todos los documentos a una carpeta temporal de orden y de allí los vas ubicando. Así, sabrás que tu trabajo habrá terminado cuando ya no tengas documentos en esa carpeta temporal y entonces puedes borrarla.
Conserva el orden con los nuevos archivos
A partir del momento en que ya tienes todo organizado, la mejor forma de conservarlo siempre así y evitar tener que pasar por este trabajo nuevamente es mantener el orden. Cada vez que crees un documento, guárdalo directamente en la carpeta que corresponda.
Crea nuevas carpetas a medida que lo requieras
Es muy posible que a medida que pasa el tiempo, tienes nuevos clientes, nuevos negocios, nuevos proyectos, requieras crear nuevas carpetas. Hazlo progresivamente, siguiendo siempre la estructura lógica que inicialmente diseñaste. No cambies las reglas a medio camino ya que eso te generará desorden.
No tengas archivos duplicados
Un problema frecuente se origina cuando trabajamos documentos con versiones que no están actualizadas y terminamos con varios documentos ninguno de los cuales está completo, ya que trabajamos actualizaciones separadas. Para evitar esto, no tengas documentos duplicados.
Si requieres conservar la historia de los documentos que has cambiado, puedes guardar varias copias, pero con nombres diferentes, puedes identificarlos por versión consecutiva (V1, V2, etc.) o con la fecha en cuestión.
Mueve archivos que ya no usas a carpetas de almacenamiento
¿Recuerdas que hace años las empresas tenían un “archivo muerto” donde llevaban los documentos que ya no requerían y los guardaban por un cierto número de años por si acaso hacían falta en algún momento?
Si no quieres borrar documentos, pero ya no los utilizas de forma regular y te estorba tenerlos de forma constante en tu estructura, puedes tener una carpeta especial para guardar esos documentos. Y puedes determinar una fecha específica después de la cual eliminarlos de forma definitiva.
Si tienes un equipo de trabajo, establece un protocolo de almacenamiento de documentos digitales
Cuando no eres tú solo, te resulta conveniente mantener una forma estándar de almacenar documentos para todo el personal. De esta forma, comparten un lenguaje común y les resulta sencillo entender la estructura de los documentos en computadoras de otras personas dentro de tu empresa.
¿Por qué es importante mantener orden en nuestros archivos digitales?
- Se hace más eficiente el proceso de búsqueda de documentos. Si tenemos todo ordenado, sabemos donde buscar y podemos ir directamente al lugar requerido. Cuando tenemos los documentos en desorden, sin una lógica, la búsqueda se dificulta.
- Ahorra tiempo. Y esto es consecuencia más o menos evidente del primer punto. Si somos más eficientes en la búsqueda, pasamos menos tiempo buscando los documentos y, en consecuencia, contamos con más tiempo para realizar otras actividades que aporten más valor al negocio.
- Es más fácil compartir documentos. Si tienes una estructura definida que no solo utilizas tú, sino que la extiendes a todos tus colaboradores, es sencillo encontrar cosas en las computadoras de otras personas y es sencillo, igualmente, compartir documentos y trabajarlos de forma conjunta.
- Eficientiza transiciones de personal y ausencias temporales. De la misma forma que el tener una estructura compartida con tu equipo y un protocolo para organización de documentos digitales te ahorra tiempo, es particularmente necesario y útil cuando una persona está ausente o se retira, ya que facilita la transferencia documental a quienes deban asumir sus funciones.
Almacenamiento local Vs. Almacenamiento en la nube
Cada vez es más frecuente y recomendable almacenar los documentos en la nube. Muchas computadoras vienen con discos duros reducidos y los proveedores y planes de almacenamiento digital son más accesibles.
El almacenar tus documentos en la nube tiene muchas ventajas. La más evidente es la facilidad de accederlos desde cualquier dispositivo. Recientemente, la batería de mi computadora se dañó y estuve un día sin mi equipo mientras lo revisaban.
Afortunadamente, mi hermana tenía su computadora vieja en su casa y en menos de una hora desde que me di cuenta del problema con mi batería, yo estaba trabajando tranquilamente desde la computadora prestada, con mis archivos y documentos usuales.
Personalmente, desde hace un par de años no almaceno nada localmente en mi computadora, con excepción de documentos temporales que se que requiero por pocas horas y que seguramente borraré. Tengo toda mi documentación en Dropbox. Por un pago módico y razonable, tengo un espacio de almacenamiento más que suficiente para mis necesidades, accesible desde cualquier dispositivo, no solo mi computadora, sino también mi celular y mi tableta, o computadoras ajenas. Si no te gusta Dropbox, existen otros sistemas y proveedores. Seguramente encontrarás el que mejor se ajuste a tus necesidades.
Esta modalidad, además, hace mucho más sencillo compartir carpetas y documentos y trabajar con tus colaboradores en documentos únicos que se actualizan automáticamente para todos cada vez que alguien hace un cambio.
Respaldo de documentos
Cualquiera sea la modalidad que utilices, es importantísimo que tengas la previsión de respaldar tus documentos con regularidad. Cuando los tienes organizados como te he descrito en este documento, esta tarea es sencilla y exhaustiva, evitando sorpresas desagradables.
Todos, en algún momento, hemos con seguridad pasado por la experiencia de perder algún documento que nos tomó muchas horas trabajar. La frustración que esto genera es un sentimiento con el que tal vez te puedes identificar.
El mantener documentos ordenados, almacenados adecuadamente y respaldados te ayuda a eliminar esta fuente de estrés en tu vida.
Fotografía de Depositphotos