Estrategias, técnicas y herramientas para gestionar tu tiempo

El tiempo es un recurso valioso y limitado. Es un recurso que no podemos aumentar, ni podemos recuperar una vez que se ha agotado. Por eso es tan importante saber administrarlo adecuadamente, ya que es indispensable para alcanzar tus objetivos. En el día de hoy quiero compartirte algunas estrategias, técnicas y herramientas para gestionar tu tiempo.

Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:

«No puedes ahorrar tiempo para usarlo otro día»
Denis Waitley

Diferencias entre estrategias, técnicas y herramientas

La estrategia, la técnica y la herramienta son conceptos relacionados con la planificación y ejecución de un proyecto o tarea, pero tienen diferencias significativas:

Estrategia: Se refiere a un plan general que se establece para alcanzar un objetivo específico. La estrategia implica la elección de recursos, planificación de actividades y definición de objetivos. La estrategia se enfoca en el «qué» y en el «por qué» de una acción.

Técnica: Se refiere a una metodología específica o una serie de pasos para lograr un objetivo dentro de la estrategia general. Pueden ser habilidades especializadas, prácticas comprobadas o enfoques creativos que se utilizan para resolver un problema o alcanzar un objetivo específico. Las técnicas se enfocan en el «cómo» de una acción.

Herramienta: Se refiere a un instrumento, recurso o software que se utiliza para facilitar la implementación de la estrategia y la ejecución de las técnicas. Las herramientas pueden ser físicas o digitales, y pueden ayudar en la organización, la gestión, la comunicación o el análisis de datos. Las herramientas se enfocan en el «con qué» de una acción.

En resumen, la estrategia es la planificación general y a largo plazo, la técnica es la metodología específica para lograr un objetivo, y la herramienta es el instrumento o recurso utilizado para facilitar la ejecución de la estrategia y la técnica. Todos estos conceptos están interrelacionados y son importantes para lograr un objetivo efectivamente.

Aclarados los conceptos, vamos entonces a conversar ahora sobre algunas estrategias, técnicas y herramientas que te van a ayudar a gestionar mejor tu tiempo.

Estrategias para gestionar tu tiempo

A continuación, te listo algunas estrategias que te van a ayudar a lograr el objetivo de gestionar mejor tu tiempo. Están destinadas a ayudarte a identificar tus prioridades, saber identificar adecuadamente qué hacer en el tiempo con que cuentas y buscar la forma de lograr utilizar el tiempo que tienes de manera eficiente.

Es importante que antes de aplicar alguna técnica o usar una herramienta, tengas clara tu estrategia. La estrategia es la base fundamental. Es lo que te permite organizar de forma clara las tareas y los objetivos a los que vas a dedicar tu tiempo. Como el tiempo es limitado, esta parte estratégica es vital para que puedas definir qué es lo importante y a qué destinarás este recurso tan valioso que es tu tiempo. Si no tienes eso claro, ninguna técnica ni herramienta, automatizada o no, te ayudará a alcanzar tus metas.

Identifica tus prioridades: Prioriza tus tareas según su importancia y urgencia. Identifica qué tareas son más importantes y enfócate en ellas primero.
Establece metas y objetivos claros: Define objetivos específicos y establece plazos realistas para lograrlos. Esto te ayudará a mantener el enfoque y a evitar distracciones.
Crea un plan de acción: Planifica tu día o semana de antemano. Crea una lista de tareas y organízalas según su prioridad. Así podrás asegurarte de que estás aprovechando tu tiempo de manera eficiente.
Elimina las distracciones: Identifica qué factores te distraen y trata de eliminarlos o minimizarlos. Apaga tu teléfono celular o las notificaciones en tu computadora para evitar interrupciones innecesarias.
Aprende a delegar: Si tienes demasiadas tareas, delega algunas de ellas a otras personas. Esto te permitirá enfocarte en las tareas más importantes y aumentará tu eficiencia.
Toma descansos: Descansar y desconectar de vez en cuando es importante para mantener la concentración y aumentar la productividad. Asegúrate de tomar descansos regulares y de hacer actividades que te relajen.

Técnicas para gestionar tu tiempo

Existen muchas técnicas que han sido diseñadas para lograr un mejor aprovechamiento del tiempo. A continuación, te listo algunas de las más utilizadas en el mundo de los negocios y el emprendimiento.

Técnica Pomodoro

Fue desarrollada por Francisco Cirillo en la década de los 80. Implica trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos, seguidos de descansos cortos de 5 minutos.

Cada uno de esos bloques de 25 minutos se llaman “pomodoros” porque Cirillo utilizó un pequeño temporizador de cocina, de esos que puedes girar el dial, que tenía forma de tomate, (en italiano, “pomodoro”) para medir los 25 minutos de tiempo. Así, cada segmento de 25 minutos lo llamó un pomodoro.

Después de cuatro pomodoros, se toma un descanso más largo de 15 a 30 minutos. Durante cada pomodoro, debes concentrarte en una sola tarea y evitar distracciones.

Técnica de bloqueo de tiempo (time blocking)

Consiste en dividir el día en bloques de tiempo y asignar tareas específicas a cada uno de ellos. La idea es planificar de antemano cómo vas a utilizar el tiempo disponible en función de las prioridades y objetivos.

Debes asignar a cada tarea un bloque de tiempo específico en el día. Toma en cuenta el tiempo necesario para completar cada tarea y asigna bloques de tiempo realistas para evitar sobrecargas y estrés.

Una vez que has asignado las tareas principales, puedes asignar bloques de tiempo adicionales para tareas menos importantes o tareas que surjan durante el día. Siempre debes prever tiempo para descansos y momentos de desconexión para evitar el agotamiento y la falta de motivación.

El bloqueo de tiempo también permite tener una visión clara de lo que se ha logrado al final del día y de lo que aún queda por hacer.

Se pueden hacer ajustes a medida que se avanza durante el día, pero siempre manteniendo el enfoque en las tareas más importantes y, sobre todo, manteniendo la disciplina para cumplir con el plan establecido.

La técnica GTD (Getting Things Done)

Es un método de productividad personal creado por David Allen. GTD es una metodología sistemática que se utiliza para organizar y gestionar el flujo de trabajo. Se basa en cinco pasos básicos:

Capturar: Registrar todas las tareas y responsabilidades.
Aclarar: Revisar todas las tareas y responsabilidades para identificar las acciones necesarias para cada una. Establecer prioridades y delegar o posponer tareas según corresponda.
Organizar: Organizar todas las tareas y responsabilidades según las categorías correspondientes y ubicarlas en un sistema fácilmente accesible.
Reflexionar: Revisar y actualizar regularmente todas las tareas y responsabilidades para asegurarse de que se están cumpliendo las prioridades y objetivos.
Hacer: Tomar acción en las tareas y responsabilidades de acuerdo con su prioridad y contexto.

La matriz de Eisenhower

Es una técnica de gestión del tiempo y la productividad que se utiliza para priorizar tareas según su importancia y urgencia. Fue creada por el expresidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, quien afirmaba que «Lo que es importante es rara vez urgente y lo que es urgente es rara vez importante». Consiste en una matriz de 2×2 que clasifica las tareas según su importancia y urgencia. Los cuatro cuadrantes son los siguientes:

Importante y Urgente: Tareas que deben ser realizadas de inmediato, como una crisis o una fecha límite inminente. La acción requerida aquí es HACER.
Importante pero no Urgente: Tareas importantes que no tienen una fecha límite inmediata, como la planificación a largo plazo y el desarrollo de habilidades. La acción requerida aquí es PROGRAMAR.
Urgente pero no Importante: Tareas que requieren atención inmediata pero que no son importantes a largo plazo, como interrupciones y llamadas telefónicas. La acción requerida aquí es DELEGAR.
Ni Importante ni Urgente: Tareas que no son importantes ni urgentes, como las distracciones y el ocio. La acción requerida aquí es ELIMINAR.

Herramientas para gestionar tu tiempo

Finalmente te comparto algunas herramientas de gestión de tu tiempo que pueden ayudarte a ser más productivo. La utilidad de estas herramientas radica en que te apoyan con elementos visuales o recordatorios. Recuerda que la herramienta per se, tecnológica y moderna o tradicional, no sustituye tu trabajo estratégico previo.

Calendarios: El uso de calendarios te permite visualizar de forma clara las acciones en un tiempo específico. Según tus preferencias puedes usar calendarios físicos o digitales. De una o muchas páginas. Con colores o no. Las opciones hoy en día son inmensas. Con seguridad podrás encontrar la que mejor se adecúa a tu estilo. Puedes también utilizar calendarios digitales como Google Calendar, Outlook, Apple Calendar, etc. para programar tus tareas y reuniones. En lo personal, utilizo Google Calendar pero también llevo una agenda física y una aplicación para mi celular llamada Structured.

Listas de tareas: Para las listas de tareas también tienes múltiples opciones. Desde una hoja de papel, un cuaderno, una agenda, hasta el uso aplicaciones como Evernote, Todoist, Asana o Trello para crear listas de tareas pendientes y programar recordatorios para las mismas. En la sección de descargables puedes encontrar mi versión de ayuda para manejo de listas de tareas y puedes consultar en un artículo anterior cómo utilizarlo: Mi proceso para hacer listas de tareas.

Aplicaciones de seguimiento de tiempo: Aplicaciones como RescueTime y Toggl pueden ayudarte a monitorear cómo estás utilizando tu tiempo en tu computadora o smartphone y optimizar tu tiempo de trabajo.

Automatización: Puedes automatizar ciertas tareas utilizando herramientas como IFTTT o Zapier, lo que puede ahorrarte tiempo en el trabajo repetitivo.

La elección de herramientas dependerá de tus necesidades específicas y del tipo de trabajo que realices. Lo importante es encontrar las herramientas que te ayuden a ser más eficiente en tu trabajo y te permitan administrar tu tiempo de manera efectiva y que al mismo tiempo se adecúen más a tu estilo y personalidad.

No olvides, el tiempo es un recurso valioso y limitado. Busca las estrategias, técnicas y herramientas que te ayuden a hacer el mejor uso posible de tu tiempo para beneficio de tu emprendimiento y también de tu vida personal.