Las agendas mejoran tu eficiencia en el día a día de tu emprendimiento
Hoy vamos a conversar sobre las agendas. En mi experiencia, tienen tantos fanáticos como detractores. En mi opinión, bien usadas son un aliado y definitivamente mejoran tu eficiencia en tu rabajo.
«El secreto de tu éxito está determinado por tu agenda diaria»
John Maxwell
Hace años, era muy común recibir agendas de regalo por parte de clientes, proveedores y relacionados, para la época de Navidad y Fin de Año. Creo que hoy en día ya no se usa tanto, pero seguramente hay quienes aún tienen la costumbre de imprimir y enviar agendas.
Recuerdo que a veces uno terminaba teniendo varias agendas para un mismo año y, honestamente, por mucho tiempo no hacía nada útil con ellas. Cuando era adolescente recuerdo haber usado las agendas que mi papá recibía, como diarios o para conservar los pequeños “tesoros” que una muchacha adolescente de mi época guardaba: letras de canciones, notas de gente especial, fotos de artistas favoritos… No fue sino muchos años después que aprendí la utilidad real de saber llevar una agenda adecuadamente y le tomé cariño porque descubrí que las agendas mejoran tu eficiencia.
Hace unas semanas, compartimos dos artículos acerca de la importancia de las listas de tareas pendientes. Si no los leíste o escuchaste, puedes accederlos en los siguientes enlaces:
Este tema de las listas de tareas, y el uso de agendas son dos temas que se compenetran, se complementan y a veces se solapan.
Esto es porque la agenda debe incluir la lista de tareas del día. Pero realmente es algo más. Podemos decir que la lista de tareas del día es una ayuda para decidir las prioridades y asignarlas a días específicos. La agenda complementa este esfuerzo ayudándonos a asignarle horas y momentos específicos, tomando en cuenta el tiempo que toman cada una, para asegurar que las mismas serán completadas en el tiempo que tenemos disponible, además de que incorpora estas tareas a nuestro día completo, incluyendo todos los otros compromisos (adicionales, si, lamentablemente) que tenemos en nuestro día y que debemos sacar adelante.
La función principal de la agenda es darles visibilidad a los compromisos diarios, para asegurar que tenemos el tiempo adecuado para cumplirlos.
Este concepto es muy importante, la agenda es una ayuda visual.
Una cosa es una lista de pendientes en la cabeza, otra una lista diaria de tareas de pendientes en nuestro plan y otra diferente es la visualización del espacio de tiempo que cada una de esas tareas toma. La agenda te permite visualizar los tiempos que dedicarás a cada tarea o compromiso y ser realista en las metas de cosas que deseas hacer en el día. De esta forma, las agendas mejoran tu eficiencia en el día a día de tu trabajo, optimizando el uso de tu tiempo.
Es muy frecuente que las personas inicien el año con la determinación de organizarse mejor y el uso de agendas forma parte de este propósito. Comienzan con mucho entusiasmo, pero al poco tiempo dejan de hacerlo de forma regular, y en pocos meses, la agenda solamente está acumulando polvo sobre el escritorio.
Esto ocurre, porque le damos un uso inadecuado y no logramos convertirlas en una herramienta para mejorar nuestra capacidad de organización y nuestra eficiencia diaria, para un mejor uso del tiempo.
De modo que, en este artículo me dediqué a la tarea de investigar qué recomendaciones existen para dar a las agendas un uso adecuado para que sean realmente útiles en el día a día.
A continuación, te comparto el resultado de esa pequeña investigación:
6 consejos para que tu agenda sea útil:
- Solamente incluye en tu agenda diaria los compromisos que tienen fechas específicas y caducan en el tiempo. Cosas tales como: reuniones o compromisos que involucran a otras personas (que ocupan un tiempo y a veces un espacio específico) con quienes interactuamos en tiempo real o tareas que deben ejecutarse o decidirse en un tiempo específico. No es una lista de deseos de cosas que quieres hacer, sino un compromiso de tiempo que destinarás a actividades que deben ser realizadas en ese día en particular.
- Aunque sea una agenda para tus compromisos laborales, incluye también tiempo para ti y para tus compromisos personales, familiares y sociales. De esta forma, te aseguras de poder visualizar los tiempos destinados a cada cosa y optimizar el balance entre tiempo de trabajo y tiempo personal, asegurando que tienes tiempo para todo.
- Se realista y precavido en el uso del tiempo. Asegúrate de destinar tiempo suficiente para cada tarea o compromiso que incluyas y dejar espacio entre compromisos. Ese espacio te permitirá trasladarte, en caso de que las actividades así lo requieran, o te permitirá incluir compromisos que surjan (porque los imprevistos siempre aparecen). Mientras más realista y aterrizada sea tu estimación del tiempo, mayor será la probabilidad de que cumplas con las tareas y compromisos que te has propuesto. Adicionalmente, cuando destinas un tiempo específico para una tarea, te obligas a ser eficiente en el uso de ese tiempo. Si destinas una hora a una reunión, por ejemplo, cuando veas que ese tiempo ya va terminando tratarás de reducir el tiempo desperdiciado en conversación que no se relaciona con el tema principal de la reunión y enfocarte en tu objetivo.
- Mantenla actualizada y trabájala diariamente. Revísala cada mañana y/o cada tarde. Mientras más frecuentemente la uses y la actualices, mayor es la probabilidad de que se ciñas a lo que has planificado para el día.
- Convierte en un hábito el llevarla siempre contigo, guardarla siempre en el mismo lugar y tenerla a mano todo el tiempo. De esta forma, cualquier nuevo compromiso o tarea que surja lo podrás incorporar de inmediato, evitando que se te olvide, si lo dejas para más adelante.
- Haz de tu agenda algo que te resulte atractivo y te de ganas de usar. Mientras más vaya con tu personalidad, con tu trabajo, con tu estilo, mayor es la probabilidad de que continúes usándola. Personalízala. Usa colores para distinguir cosas. Incorpora frases, dibujos, notas. Úsala para anotar ideas que te vayan surgiendo a lo largo del día. Escoge una agenda (sea física o digital) que te resulte cómoda de llenar y de actualizar y te parezca estéticamente agradable.
El uso de la agenda es un complemento a la lista de tareas de la que conversamos semanas atrás. Si utilizas ambos recursos adecuadamente, encontrarás que te resultan un apoyo. No dejarás tantas cosas confiadas a tu memoria y te liberará del estrés de tener muchas cosas pendientes, al tiempo que evitará los problemas que acarrean los frecuentes “Ay, disculpa, lo olvidé”.
Un beneficio adicional que tiene el uso de la agenda es que se constituye en tu memoria histórica y la puedes usar para recordar cosas del pasado, fechas de reuniones, actividades, acuerdos, que no te vienen a la mente de inmediato. Es un registro de lo que has hecho.
No consideres el uso de la agenda como una tarea más, sino una ayuda.
Sin embargo, no puedo mentirte, el uso adecuado de la agenda exige, una vez más, constancia y disciplina, para poder ver los resultados y para poder lograr ver que efectivamente mejoran tu eficiencia.
Hay muchas opciones de agendas, físicas y digitales. Hay dónde y cómo escoger en cuanto a colores, formatos, tamaños. Te comparto a continuación las cuatro que más me han gustado personalmente entre todas las que he probado a lo largo de los años, que son las agendas que más he encontrado que mejoran tu eficiencia.
Agendio: Esta agenda es muy atractiva porque es totalmente personalizable. Puedes incluir las secciones que mejor se adecúen a tus actividades. Puedes definir si prefieres más o menos espacio para citas y más o menos espacio para listas de tareas. Tiene opciones de tamaños y colores atractivos y te la fabrican especialmente a tu medida. Tú la diseñas online y en corto tiempo la recibes en tu casa. Una desventaja puede ser su costo, ya que no es económica, pero considerando que es una inversión que harás una vez al año y que te acompañará por 365 días incrementando tu eficiencia, la relación precio-valor puede ser adecuada.
Daytimer: Cuando descubrí esta agenda, hace muchos años, en un seminario de gestión del tiempo, fue cuando realmente entendí la utilidad de usar agenda y comencé a confiar en esta herramienta de forma continua. Utilicé regularmente agendas de Daytimer por unos 6 o 7 años. Si bien no es tan personalizable como Agendio, ofrece muchas opciones de formatos y colores y seguramente podrás encontrar una que se adapte a tu gusto y necesidades. Personalmente dejé de usarla cuando me retiré de asistir día a día a la oficina y comencé a trabajar desde mi casa. Sentí que me resultaba más útil cuando debía incorporar a mi lista de pendientes todos los compromisos de reuniones. Al bajar la relevancia del factor reuniones, preferí cambiar a otros formatos.
Bullet Journal: El bullet Journal, más que una agenda física per se es un sistema para llevar agenda. A primera vista me pareció un poco complicado, pero cuando decidí ponerlo en práctica resultó más sencillo de lo previsto y muy práctico. Me encanta que, aunque ellos ofrecen en venta su propio cuaderno, el sistema puede realmente ser usado en cualquier cuaderno, no en una agenda, y es super flexible para adaptarse a comenzarlo en cualquier momento del año, y para destinar cualquier extensión de hojas a cada día, en función de las necesidades. Reúne en un solo cuaderno la función de agenda y cuaderno de notas. Vale la pena revisar el enlace y ver si es algo que se adapta a lo que necesitas. Me parece innovador y sumamente flexible como sistema.
Google Calendar: Como tengo tendencia hacia la tecnología, varias veces he tratado de buscar aplicaciones online para el manejo de mi agenda. He revisado y puesto a prueba muchas de ellas y por alguna razón (que no entiendo 100%), no me siento tan cómoda con el manejo digital como con el de agenda física. Aunque la conveniencia y practicidad de poder acceder tu agenda desde cualquier dispositivo, incluyendo tu celular, debe ser ciertamente considerada. En el último año, finalmente logré hacer el salto digital en mi agenda y lo que me ha funcionado es muy sencillo: trabajar con el Google Calendar. Es una plataforma gratuita, que sincroniza perfectamente entre mi computadora, mi celular y mi tableta y me he acostumbrado a actualizarlo y revisarlo diariamente, al iniciar mi jornada de trabajo. (No obstante, requiero siempre tener a mano un cuaderno o agenda física para tomar notas).
¿Cuál es tu agenda favorita? ¿Por qué te gusta? ¿Compartes nuestra opinión acerca de que las agendas mejoran tu eficiencia? Comparte tus experiencias en los comentarios abajo o en el grupo de Facebook, para beneficio de todos.
Collage digital a partir de fotografía de Tirachard Kumtanom de Pexels
mi opinión personal es que una agenda bien organizada puede mejorar la eficiencia en el día a día.
Con una agenda puedes programar actividades con anticipación, establecer plazos realistas y asignar tiempo para completar cada tarea.
Mi agenda favorita serían las digitales ya que no ocupan tanto espacio, tienen alarmas y me avisan a cada momento que debo hacer si lo programo una de ellas es WeNote.
Muchas gracias Indira. Yo estoy aprendiendo a tenerle cariño a las digitales. Definitivamente tienes razón, son más cómodas.