Uso de listas de tareas pendientes ¿Tienes lista la lista del día?
Desde que comencé mi trayectoria profesional he sido muy amiga de las listas de tareas pendientes. Las he usado de muchas formas. En el camino, las he ajustado. Las he hecho en papel y digital, bonitas y feas, en cuadernos o en papeles sueltos. Ordenadas y desordenadas. He aprendido que unas cosas me funcionan y otras no, pero sin lugar a dudas el hecho de tener alguna lista, como sea, me ha servido siempre de mucha ayuda.
«Tienes que decidir cuál es tu máxima prioridad y tener el coraje de decir ‘no’ a otras cosas»
Steven Covey
Imagino que muchos de ustedes se podrán estar identificando con esto y que tal vez utilizan este recurso, de alguna manera, sea algo muy básico o sofisticado. Pero también sé que muchos otros estarán pensando en lo inútiles que les resultan. Tengo muy cerca de mi personas que las adoran y personas que las detestan, de modo que estoy acostumbrada a los pros y contras que reciben las listas. Como quiera, mi amor por ellas continúa, a pesar de las críticas y oposiciones y por ello quiero compartirlas con ustedes. Tal vez algunos de ustedes que nunca las han utilizado descubren gracias a esto un recurso útil, o algunos de los que actualmente no las quieren las comienzan a mirar con otros ojos.
Las listas de tareas son realmente un recurso de gestión del tiempo, no tanto un recurso de memoria.
Para que una lista de tareas pendientes sea realmente útil debe hacerse tomando en cuenta algunos criterios. No se trata de anotar todo. Implica otras tareas como clasificar, agrupar, desglosar, priorizar y dosificar.
Luego de revisar varias fuentes de expertos en el tema, te resumo a continuación tres aspectos que te van a ser útiles. En cada uno, resumí los cinco elementos principales.
5 beneficios de usar listas de tareas pendientes:
- Generan orden. Cuando hacemos listas de pendientes organizamos dos cosas: nuestros pensamientos y el uso del tiempo.
- Ayudan a planificar. Tener claro qué debemos hacer y el tiempo que toma nos permite trazar planes realistas de lo que podemos hacer en el tiempo que tenemos disponible.
- Generan sensación de control. Esto es un beneficio psicológico, que ayuda enormemente a poder enfocarnos en la tarea en lugar de angustiarnos por todo lo demás que tenemos que hacer. Nos ayuda a no sentirnos desbordados y reduce la ansiedad, liberando estrés.
- Generan compromiso. El ver por escrito lo que tenemos que hacer en el día, incrementa nuestro sentido de responsabilidad y la urgencia de verlo realizado.
- Generan satisfacción y motivación. La mejor parte de las listas de tareas es poder tacharlas o hacer un checkmark que indica “cumplida”, “terminada”. Esto se convierte en motivación para iniciar la siguiente en el orden de prioridades.
5 características de las listas de tareas eficientes:
- Son sencillas y fáciles de visualizar. Cualquiera sea el método que elijas, físico (cuadernos, libretas, hojas sueltas, carteleras o pizarras en la pared) o digital (Apps o software especializado o simplemente listas en Word o Excel), lo importante es que con un simple primer vistazo la lista te permita identificar lo que tienes que hacer. Recuerda, la lista es una ayuda, no algo que se agrega a tus cargas diarias.
- Son realistas. No hay nada más desmotivante que ver al final del día una lista enorme de cosas que debíamos hacer y no logramos. La lista de tareas del día debe incluir sólo lo que es posible hacer en el día. No caigas en la tentación de poner más cosas de la cuenta, porque al final del día estarás frustrado.
- Son flexibles. A menudo surgen imprevistos. En estos casos, debemos ajustar las listas de tareas del día para poder incluir (de forma realista) las nuevas tareas que los imprevistos nos han originado. Esto implica eliminar de la lista otras cosas que ahora cambian de prioridad y pueden ser postergadas.
- Contienen tareas muy específicas. Mientras más específica una tarea, más probabilidad de que la terminemos. En lugar de listar: “Escribir y postear el artículo de hoy del blog”, te conviene desglosar esa tarea en tres o cuatro sub-tareas que implica, tal vez algo como: “1- Buscar información para el tema del blog, 2- Escribir el artículo de hoy, 3-Diseñar la imagen que acompaña el artículo de hoy y 4-Publicar en WordPress el artículo de hoy”.
- Son en realidad varias listas. Deberíamos tener un mínimo de dos listas. Una es la lista maestra, de todas las cosas pendientes en las que podemos pensar. Incluye tareas a corto, mediano y largo plazo. La lista maestra debe revisarse con regularidad. La lista diaria, como el nombre lo indica, se hace a diario a partir de la lista maestra, se revisa a lo largo del día y se valida al final del día.
5 peligros de usar listas de tareas pendientes:
- Esclavizarte a la lista. Recuerda que la lista de tareas es una referencia. Una ayuda. No es una camisa de fuerza. Si la lista en si es más importante que las tareas que contiene, algo anda mal.
- Frustrarte si no la cumples 100%. Al final del día revisamos la lista y nos damos cuenta de lo que logramos. Así como celebramos los logros, es frecuente que nos sintamos desmotivados cuando las cosas que siguen pendientes son muchas. Supera esta sensación y utiliza esto como aprendizaje. ¿Planificaste mal? ¿Tal vez la lista no era realista? ¿Estimaste mal el tiempo que te tomaría una tarea en particular? Usa esta reflexión para mejorar la lista de mañana, en vez de para sufrir.
- Dedicar más tiempo a la lista que hacer las tareas. Hacer y revisar tu lista del día debe tomarte pocos minutos. Si te toma mucho tiempo deja de ser un recurso de gestión del tiempo y pasa a ser una interferencia.
- Obsesionarte con la lista. La lista de tareas es una referencia. No está escrita en piedra y no es una ley. No la tienes que revisar a cada rato. Puedes hacer cosas fuera de la lista. Puedes ajustarla si es necesario.
- Ser rígido. La lista de tareas debe permitir ajustes si surgen imprevistos. Lo que deje de ser prioritario pasa a la lista de mañana o de otro día. A veces las tareas sencillamente desaparecen porque ya no son relevantes. Debes estar preparado para hacer esos ajustes.
En otro artículo que puedes acceder en este enlace te comparto mi proceso personal para hacer listas de tareas pendientes, así como un formato en Excel que te ayudará a organizarte en este sentido.
¿Cuál es tu experiencia con las listas de tareas? ¿Tu funcionan? ¿Qué te ha funcionado y qué no te ha funcionado? ¿Las amas o las detestas? Comparte en los comentarios para que aprendamos unos de otros.
Imagen propia trabajada en collage digital a partir de fotografía de Tirachard Kumtanom de Pexels
Hola a todos, para mi son maravillosas no siempre las realizo al pie de la letra pero si procuro hacerlas. en cuanto a la realización de mis obras es donde más me cuesta porque los imprevistos me quitan mucho tiempo y el atender a los antojos de mi Mama mas aun, pero si me encantan. A veces paso una tarea hasta una semana por falta de tiempo no la termino de realizar pero si las hago. gracias por tus sugerencias Celia.
Yo también muchas veces paso alguna tarea de un día a otro, ajustando a imprevistos. Lo importante es que al tenerlo presente la postergación de la tarea es algo consciente y no un simple olvido. Un abrazo
Había estado distante de la lista de tareas, he sentido preferencia por la agenda. Sin embargo gracias a tu articulo; específicamente, los beneficios sensación de control, generan satisfacción; asi como: flexibilidad, generan tareas especificas; me ha hecho repensar mi visión de lista de tareas; y es probable que las incluya en mi diario acontecer; sobre todo por la versión como optimizador del tiempo. Gracias Un abrazo
Qué bueno que te resultó inspirador. Yo realmente utilizo ambas, la agenda y la lista de tareas. En mi caso cumplen funciones diferentes. Ojalá te funcione. Un abrazo.