Secretos para manejar multitareas y no morir en el intento

En mi último artículo, que trataba sobre los “Superpoderes de las mujeres emprendedoras”, mencionaba que una de estas características que, aparentemente, nos distinguen de los hombres es la habilidad de hacer multitareas. Y eso me motivó a escribir este nuevo artículo. Hay muchos defensores y detractores de esa capacidad. Hay quienes dicen que es una gran ventaja y quienes la consideran una falacia, que es imposible llevar a cabo sin afectar negativamente la productividad. Esa dicotomía de opiniones me llevó a buscar investigar un poco más para poder ofrecerte este artículo con algunos secretos para manejar multitareas adecuadamente, sin morir en el intento.

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Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:

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«El camino más corto para hacer muchas cosas, es hacer solamente una a la vez»

Samuel Smiles

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¿Qué es multitarea?

Para comenzar, es importante que lleguemos a un acuerdo acerca de qué significa multitareas. En mi opinión, las diferencias de percepción respecto a la posibilidad real de realizar multitareas, o no, provienen de referirse con la misma palabra a cosas diferentes.

La definición que oficialmente nos da la Real Academia Española se refiere a una capacidad del sistema informático, según la cual puede realizar varias tareas de forma concurrente. Si buscamos el significado de “concurrente” se refiere a que coincide en un mismo tiempo y espacio. De modo que, textualmente significa la posibilidad de hacer dos cosas a la vez, en el mismo momento.

Interpretado textualmente de esta forma, y aplicado fuera del sistema informático a los seres humanos, realmente podríamos afirmar que sólo es posible realizar multitareas, si solamente una de ellas exige nuestra atención. Mientras las otras tareas ocurren en modo automático y no requieren nuestra atención, podríamos hablar de multitareas.

En la medida en que dos de las cosas que hacemos al mismo tiempo exigen nuestra atención, ya no es posible prestar atención a ambas cosas y hacer ambas bien.

Por ejemplo, si caminamos y hablamos por teléfono al mismo tiempo, aunque parezca que una de esas tareas pudiera ser automática, corremos el riesgo de tropezar, caer o errar camino si perdemos la atención de la tarea de caminar por concentrarnos en la conversación, o el riesgo de no pensar adecuadamente las repuestas que damos a nuestro interlocutor si perdemos la atención en la conversación telefónica por estar atentos al camino que llevamos.

El problema no es la multitarea sino la multiatención

En la investigación para este artículo me tropecé con un concepto que me pareció excelente. El problema no es la multitarea, sino la multi atención. Es un artículo que me gustó mucho, de Pilar Navarro Colorado. Acá te dejo en enlace en caso de que desees revisarlo: Dale la bienvenida a la multitarea.

Creo que ese concepto aclara en gran parte la discusión.  Definitivamente es muy difícil, contraproducente y casi imposible prestar atención correctamente a dos cosas diferentes a la vez. Según esta forma de ver el tema, coincido con quienes afirman que tratar de ser multitareas y atender varias cosas al mismo tiempo lleva inevitablemente al fracaso de alguna de las tareas.

Dicho esto, pienso que la conversación acerca de la posibilidad de asumir multitareas tiene otra forma de ser interpretada.

¿Multitareas o multiproyectos?

Hay personas que solamente pueden manejar un proyecto a la vez. Pueden ser altamente eficientes si todas sus tareas se relacionan con ese proyecto. Son personas a quienes a veces cuesta cambiar de canal y rápidamente dejar de atender un tema para atender eficientemente a otro. Son personas a quienes no conviene asignar más de una responsabilidad o de un proyecto al mismo tiempo. Solamente cuando han finalizado completamente con uno, podemos asignarles otro.

Al mismo tiempo, hay otras personas que tienen mayor flexibilidad o facilidad para cambiar el canal de atención. Pueden concentrarse en un proyecto, pero si por alguna razón deben ser interrumpidos y tienen que atender aunque sea por breves minutos otro tema, tienen la habilidad de cambiar su atención de un tema a otro de forma rápida y eficiente.

Este es el concepto de multitareas que a mi juicio resulta interesante e importante de aprender a manejar.

No se trata de lograr hacer dos cosas al mismo tiempo prestando atención a dos cosas juntas. Se trata de tener los canales abiertos y la velocidad de cambio rápida, para cambiar el foco de concentración y atención en corto tiempo.

¿Por qué los emprendedores debemos desarrollar la habilidad de asumir multitareas?

Visto así, como emprendedores nos beneficiamos enormemente si logramos desarrollar la habilidad de manejar varios proyectos o varios temas al mismo tiempo, en el sentido de tener varios canales abiertos con posibilidad de captar muestra atención de forma eficiente.

Digamos que, en lugar de ser un proceso secuencial sobre un mismo proyecto, es un proceso en el que secuencialmente podemos pasar de un proyecto a otro y avanzar en ambos a la vez.

Ya hemos conversado anteriormente acerca de que, como emprendedores, nos toca ponernos muchos sombreros al mismo tiempo (puedes leer otro artículo sobre esto en este enlace: Ventajas y riesgos del emprendedor solitario). Eso necesariamente significa que tenemos que prestar atención a asuntos muy diversos, al mismo tiempo. No me refiero en el mismo segundo (coincidencia total temporal tiempo y espacio), pero si a lo largo de un mismo día, una misma semana o un mismo rato.

Dejo claro, entonces que cuando me refiero a la habilidad de multitareas no estoy hablando de prestar atención a varias cosas al mismo exacto momento, sino a la habilidad de manejar varios proyectos o tareas en un mismo tiempo pudiendo pasar con facilidad la atención de uno a otro.

Tal vez es mejor que en vez de llamarlo habilidad multitarea lo llamemos habilidad multiproyecto. ¿Te suena bien?

Secretos para manejar multitareas

Entendiendo que nos referimos a esa habilidad, a continuación te comparto algunos secretos para manejar multitareas, consejos que pueden ayudarte estar sintonizado en varios canales a la vez y cambiar de un canal a otro con relativa facilidad y eficiencia:

1. Haz una cosa a la vez

Si bien puedes tener varias tareas o proyectos en la lista, trata de centrarte en una tarea a la vez y no saltar entre ellas constantemente. Esto te ayudará a ser más productivo y a minimizar el estrés.

2. Practica la atención plena

La atención plena te ayuda a mantener el enfoque en una tarea mientras te permite estar consciente de otras cosas que suceden a tu alrededor. Practica la atención plena durante las tareas más simples y luego aplica la técnica a tareas más complejas.

3. Reduce las distracciones

Mantén el enfoque en la tarea que estás realizando, eliminando distracciones como notificaciones de redes sociales o correo electrónico, para evitar interrupciones y maximizar la concentración.

4. Prioriza las tareas

Identifica cuáles son las tareas más importantes y urgentes que debes realizar y dedica el tiempo necesario para completarlas antes de pasar a otras tareas.

5. Establece un horario

Organiza tu día en bloques de tiempo y asigna ciertas tareas a cada bloque. De esta manera, te aseguras que todas las tareas importantes sean abordadas en un tiempo determinado. Utiliza técnicas de gestión del tiempo: técnicas como la técnica Pomodoro o el time boxing, pueden ayudarte a organizarte y a mantener el enfoque en una tarea a la vez.

6. Toma descansos

Incluso si tienes mucho trabajo por hacer, tómate un momento para tomar un descanso y recargar energía. Esto te ayudará a mantener tu productividad y a prevenir el agotamiento.

7. Delega tareas

Si tienes demasiadas tareas en tu lista, considera delegar algunas de ellas a otras personas, si es posible.

8. Sé realista

No te exijas demasiado a ti mismo. Asegúrate de establecer objetivos realistas y alcanzables para cada tarea.

9. Empieza poco a poco

Si no estás acostumbrado a hacer varias cosas al mismo tiempo, comienza poco a poco. Empieza con dos tareas sencillas y poco a poco ve aumentando el número de tareas y la complejidad de las mismas.

Recuerda, manejar multitareas no significa hacer muchas cosas al mismo tiempo, sino hacer varias cosas de manera efectiva y eficiente.

La frase de Samuel Smiles con la que inicio este artículo resume el secreto principal: Para poder hacer muchas cosas o manejar muchos proyectos, debes entrenarte en manejar bien solamente una a la vez. Y buscar recursos que te permitan cerrar capítulos fácilmente y pasar al siguiente sin estrés.