12 claves para conformar equipos de trabajo eficientes
En semanas pasadas, y aprovechando que estamos en época de vacaciones, te invité a tomar vacaciones y para ello, también te invité a aprender a delegar. Hoy, quiero compartirte otro elemento que es vital para hacer crecer tu negocio y darle vida propia, independiente de ti, para que puedas disfrutar tu vida personal sin afectar el desarrollo de tu emprendimiento y no te conviertas en un esclavo de tu negocio. Hoy vamos a conversar acerca de las 12 claves para conformar equipos de trabajo eficientes.
Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:
“No soy la persona más inteligente del mundo, pero seguro que puedo escoger colegas inteligentes”
Franklin Roosevelt
Cuando tu negocio crece, inevitablemente te enfrentas a la necesidad de contratar colaboradores. De lo contrario, si dejas todo solamente en base a lo que tú personalmente puedes hacer, estás limitado por tu propia capacidad física e intelectual. El día tiene una cantidad de horas fija y por más esfuerzo que hagas llegará un punto en que estarás a total capacidad. Cuando llegas a ese punto (o preferiblemente incluso antes), tienes dos opciones:
1) Aceptas que ese es el tamaño máximo que tu negocio tendrá (lo cual es una opción totalmente válida).
2) Contratas colaboradores, para poder expandir tu alcance.
Hoy entonces, quiero conversarte sobre 12 elementos claves que te van a ayudar a conformar equipos de trabajo eficientes. Equipos que te ayuden a llevar adelante tu visión, con éxito, que permitan que tus clientes estén satisfechos con productos y servicios de calidad que satisfacen sus necesidades y que te ayuden a expandirte a nuevas áreas.
Los 12 elementos claves para conformar equipos de trabajo eficientes:
1- Debes saber seleccionar a las personas que formarán parte de tu equipo
Esto tal vez te suena muy básico, pero la verdad es que muchas veces los equipos fracasan porque no se utilizan los criterios adecuados en la selección de sus miembros. No se trata solamente de conseguir a las personas que creas que son mejores para ejecutar las tareas que requieres. Un gran currículum, mucho conocimiento y experiencia no son los únicos criterios. Debes asegurar que cada una de esas personas no solamente es excelente y tiene potencial para el trabajo que piensas asignarle, sino que también encaje con los valores de tu emprendimiento y pueda trabajar con el resto de las personas del equipo. Para ello, debes hacer una selección basada en objetivos claros respecto a lo que esperas que cada una de esas personas aporte a la tarea común.
2- Cada uno debe entender su rol dentro del equipo
Cuando tienes un equipo de trabajo, no todos hacen lo mismo. Generalmente hay roles establecidos respecto a lo que cada persona debe aportar. Para que el equipo funcione adecuadamente, todos los miembros deben entender claramente cuál es su propio rol y cual es el rol de cada uno de sus compañeros. Debes asegurarte que todas las tareas que requieres que el equipo complete estén asignadas a alguno de los miembros del grupo. Igualmente, que no haya dos personas que tengan solapadas sus responsabilidades (por supuesto, a menos que explícitamente deseas que dos o más personas trabajen juntos en la misma tarea).
3- Todos deben conocer las metas y tener objetivos comunes
Es indispensable que compartas con tu equipo de colaboradores la visión de tu negocio, los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Que todos sepan la razón de ser del negocio. La visión y misión. Deben estar todos alineados en los conceptos globales y generales de la empresa, así como en los específicos de las tareas que deban realizar. Si trabajan por una misma meta, puedes esperar que el trabajo sea más eficiente. No hay desperdicio de tiempo y esfuerzo en tareas ajenas a los objetivos del equipo.
4- Debe haber reglas, estructura y límites
Para que el equipo funcione adecuadamente, es necesario que todos conozcan las reglas. Deben saber qué está permitido y qué no. Deben conocer la estructura organizativa del grupo y entender si hay jerarquías, o tal vez subgrupos especializados en algún área. Deben conocer los canales esperados de comunicación, los procedimientos que deben seguir, los formatos que se espera que utilicen. Todas las informaciones que les aclaren bien cómo funciona el equipo. Esto evita improvisaciones que interfieran de forma negativa con el flujo de las actividades.
5- Es necesario que haya comunicación asertiva y respeto
Para que un equipo funcione bien, es necesario que la comunicación fluya adecuadamente. Es importante que todos los miembros del equipo se sientan con la confianza para emitir sus opiniones y exponer sus puntos de vista y que se sientan respetados por los demás. Esto evita malentendidos que conducen a trabajo ineficiente y tiempo enfocado en resolver situaciones emocionales en lugar de destinarse al logro de los objetivos del equipo.
6- Se debe promover la participación y la confianza
Para que el equipo sea eficiente, es necesario que todos sus miembros participen activamente. Cada uno tiene un rol que cumplir y en ese sentido es importante que su presencia se sienta. Ningún miembro debe quedarse atrás, rezagado, por temor a participar, ni tampoco debe recostarse del esfuerzo de los demás. Cada uno debe asumir su propia carga de trabajo y participar activamente de acuerdo con lo que se espera según su rol.
7- Es importante que exista la posibilidad de toma de decisiones en equipo, en base a reglas
Aunque haya una estructura de mando dentro del equipo, que en algunas circunstancias exija que ciertas decisiones deban ser asumidas por las cabezas, es importante que en la medida de lo posible existan decisiones respecto al funcionamiento y a la realización de las tareas, que puedan ser tomadas por el equipo. Deben establecerse las normas, pero el sentir que se tiene un peso en la toma de decisiones incrementa el compromiso con el resultado esperado a partir de las mismas.
8- Reconocimiento y celebración de logros del equipo
Celebrar los logros y avances que se han alcanzado por el trabajo y esfuerzo conjunto es una manera excelente de fortalecer los vínculos entre los miembros, su compromiso con el cumplimiento de los objetivos y su sentido de pertenencia. Les permite a los miembros darse cuenta de que forman parte de un esfuerzo conjunto, en el que cada esfuerzo individual contribuye con el alcance de la meta.
9- Reconocimiento y celebración de los logros individuales, aceptación de fortalezas de cada uno y de sus diferencias
Además de reconocer los logros del equipo como un todo, es importante reconocer y celebrar los logros individuales. No se trata de desmerecer a quienes no han alcanzado ciertos objetivos, sino de apreciar el esfuerzo de quienes están trabajando a favor de la meta común, y que se han destacado o hay aportado de forma sobresaliente. Eso ayuda a entender y apreciar el valor de cada miembro del grupo y a entender y aceptar las diferencias individuales.
10- Seguimiento y control de calidad
Para asegurar la eficiencia del trabajo del equipo en la consecución de los objetivos, es importante no solamente tener un plan para las tareas que debe ejecutar el equipo. También debe asegurarse que dicho plan se está cumpliendo acorde con lo previsto y que se están haciendo los ajustes necesarios en caso de que algunas tareas deban ser modificadas. En la medida en que todo el grupo sabe el estatus real no solo de su porción del trabajo sino del esfuerzo colectivo, será más fácil que los resultados de todos estén armónicamente engranados en beneficio de alcanzar exitosamente el resultado esperado del grupo.
11- Uso de herramientas tecnológicas de gestión de proyectos
En la medida en que los equipos crecen, mientras más personas están involucradas en un proyecto, es más difícil dar seguimiento al estatus y la evolución de las tareas solamente basados en reportes verbales o confiando en la memoria. Es muy útil utilizar alguna herramienta tecnológica de gestión de proyectos que pueda apoyarte y que sea compartida por todos los miembros. Existen muchas, la tecnología avanza cada día. Sin embargo, algunas de las que al momento de escribir este artículo son más populares y podrías revisar son: Monday, Asana, Trello, ClickUp, Slack, entre muchas otras.
12- Confía en tu equipo
No te sirve de nada el esfuerzo de crear tu equipo si no confías en tu gente. Una vez que has implementado todos los pasos necesarios para que funcionen como un equipo cohesivo y eficiente, es tu turno de confiar y dedicarte a otras tareas que permitan el crecimiento de tu negocio, mientras tu equipo se ocupa de las que has decidido delegar en ellos. No se trata de desvincularte ni desentenderte, pero si de dejarlos trabajar con libertad e independencia.
El aprender a formar equipos de trabajo y delegar en ellos tareas es un camino que los emprendedores debemos transitar. Muchas veces es un proceso difícil, sobre todo cuando has estado acostumbrado a asumir todos los procesos personalmente. Pero es un factor indispensable para que puedas hacer crecer tu negocio y logres conseguir un balance entre el tiempo que te exige tu negocio y el que merece tu vida personal y tu descanso.