Aprender a delegar: Una forma de multiplicar tu resultado
El aprender a delegar ha sido siempre para mi uno de los principales retos. Por naturaleza soy bastante controladora y me cuesta soltar. Con el tiempo, la experiencia y con un esfuerzo consciente he aprendido a hacerlo y la verdad es que me ha ido bien. Pero si eres como yo y te cuesta delegar, créeme que te entiendo, así que espero que este artículo te ayude un poco a superar eso para beneficio de tu emprendimiento.
“Decidir qué no hacer es tan importante como decidir qué hacer”
Jessica Jackley
Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:
¿Qué significa delegar?
La Real Academia Española define “Delegar” como:
“Dar la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio a otra persona, para que haga sus veces o para conferirle su representación”
Es decir, dar a otro potestad para hacer lo que nosotros haríamos. En términos prácticos de negocio, asignar a otros en nuestro emprendimiento tareas que en los actuales momentos realizamos nosotros mismos.
A muchos nos cuesta delegar. A los emprendedores, en particular cuando son micro o pequeños, les cuesta incluso más. Antes de entender cómo lograr delegar adecuadamente y los beneficios que nos trae aprender a delegar, vamos a analizar las razones por las cuales ésta es una actividad difícil para tantos emprendedores.
¿Por qué nos cuesta delegar?
Hay tres principales razones para no delegar. Es posible que te identifiques con una de ellas, o incluso con dos o con las tres:
- Nos sentimos expertos. Empezamos solos y nos acostumbramos a hacer la mayoría de las actividades nosotros directamente. En ese camino, desarrollamos nuestra propia forma de manejar las cosas en un nivel de estándar de calidad con el que nos sentimos cómodos para nuestro negocio. Tendemos a sentir, en consecuencia, que somos los expertos en lo que hemos desarrollado y a pensar que no es posible que otros lo hagan igual.
- No queremos perder el control. Algunos de nosotros, por naturaleza, tendemos a ser más controladores que otros. El delegar tareas en otros implica soltar o dejar ir alguna cuota de control y esta posibilidad de perder control genera estrés y angustia. Preferimos a veces el estrés de un exceso de trabajo, que el estrés de confiar en otro para que haga lo necesario para liberar nuestra carga.
- Pensamos que no tenemos tiempo para entrenar a otros. Cuando nos enfrentamos a la decisión de hacer algo nosotros mismos o asignarlo a otra persona, generalmente es necesario considerar que en un inicio la tarea tardará un poco más. Esto, porque requiere un tiempo de transferencia de conocimiento y explicación. En consecuencia, a veces pensamos que, si hacemos nosotros todo, las cosas salen más rápido.
Las tres razones son totalmente válidas. De hecho, es posible que en muchos casos sean justificadas. Sin embargo, si nos apoyamos siempre de alguna de ellas, en el fondo estamos limitando las posibilidades de crecimiento y desarrollo de nuestro emprendimiento.
¿Por qué es necesario aprender a delegar?
Es muy sencillo. Nuestra capacidad de trabajo tiene límites. El primero y más evidente, es el límite de tiempo. Existen solo 24 horas al día y de ellas debemos destinar algunas a dormir, alimentarnos y a otras tareas diferentes a nuestro emprendimiento. De modo que el tiempo que tenemos disponible para hacer todo lo que nuestro emprendimiento exige es limitado. Y no hay nada que podamos hacer para cambiar esta realidad. Si no delegamos, existe un límite, impuesto por el tiempo, respecto a lo que es factible que hagamos nosotros directamente sin delegar en otros.
Otro límite que tiene nuestra capacidad de trabajo es el límite impuesto por el cansancio. Aun cuando lográsemos minimizar las horas dedicadas a actividades obligatorias e indispensables diferentes a nuestro emprendimiento (comer, dormir, higiene personal), en algún momento nuestro cuerpo y/o nuestra mente van a pedir un receso. Y si no le hacemos caso, corremos riesgos de caer enfermos o tener muchas complicaciones.
Un tercer límite que tiene nuestra capacidad de trabajo es el límite impuesto por nuestras propias habilidades. No importa cuán capaces seamos, nadie es bueno para absolutamente todo y seguramente hay muchas tareas de nuestro emprendimiento para las que podemos encontrar personas más capacitadas.
No te limites, multiplícate
De esta forma, si no delegamos, llega un momento en que nuestro emprendimiento se va a ver limitado de crecimiento porque no nos alcanza el tiempo para hacer más, porque estamos demasiados cansados para hacer más, o porque no sabemos bien cómo hacer más.
Mientras que el no delegar nos limita, el aprender a delegar adecuadamente, por el contrario, nos multiplica. Permite multiplicar nuestro esfuerzo y nuestro resultado, extendiendo nuestro tiempo, capacidad física y capacidad intelectual hacia el tiempo, capacidad física y capacidad intelectual de otras personas.
Mientras que el no delegar nos limita, el aprender a delegar adecuadamente, por el contrario, permite multiplicar nuestro esfuerzo y nuestro resultado. Clic para tuitearPara avanzar y crecer en un negocio hay que delegar. No hay otra opción.
Por supuesto, no es obligatorio. La opción de permanecer con tu emprendimiento pequeño, solo del tamaño que alcanza a ser manejado únicamente por ti, es una opción. Esto, siempre y cuando ese tamaño de negocio permita satisfacer las expectativas económicas que tienes previstas para tu emprendimiento. Si aspiras a producir más y a ganar más, no puedes hacerlo todo tú solo.
¿Qué conviene delegar?
No toda tarea es delegable. Y definir cuáles si y cuáles no son delegables es muy particular de cada emprendimiento y de cada emprendedor.
Puedes delegar en socios, en empleados o colaboradores y en subcontratistas. Cuando delegas en socios, estás traspasando responsabilidades a otra persona que comparte tu nivel de responsabilidad. Si delegas en empleados o colaboradores estás traspasando responsabilidades a otras personas que comparten compromiso con tu emprendimiento. Al delegar en subcontratistas estás delegando en personas externas o empresas cuya misión es cónsona con el resultado que requieres.
Para delegar adecuadamente es importante que desarrolles sistemas y procedimientos, antes de traspasarlos a otro. De esta forma, puedes tener un mayor control o puedes delegar progresivamente, tal vez al comienzo solo partes del proceso completo. Si delegas en etapas, consolidas los procesos y arriesgas menos las posibilidades de fallas.
Delega primero lo que es automatizable y más básico
Cualquier tarea que implique repetición, que no requiera un nivel de decisión grande, que implique poco margen de decisión a quien lo ejecuta, es más fácilmente delegable y, posiblemente, es por donde te conviene comenzar a delegar. Sistematiza tus procesos y entrega a otros aquellas partes que son repetitivas o automatizables. De esta forma, estás multiplicando tu tiempo hacia otros.
Delega lo que no sabes hacer tan bien
Aunque te sientas experto, con seguridad hay áreas de tu negocio que dominas menos que otras. Para algunos será el manejo de la contabilidad, para otros la tarea de ventas, para otros el mercadeo digital, por ejemplo. Depende de tu formación, de tus habilidades, de tu negocio. Tu nivel de experticia en cada área difiere de la de otros emprendedores. Analiza cuáles áreas son tus puntos débiles y considera delegar a alguien que pueda hacerlo mejor que tú. De esta forma estás multiplicando tu tiempo y al mismo tiempo posiblemente mejorando el resultado, puesto que un experto lo hará mejor que tú o, al menos, lo hará de forma más eficiente (con menos costo y más rápido).
Delega lo que es menos costoso que sea hecho por otra persona
Tu tiempo como la persona de mayor responsabilidad en tu emprendimiento es muy valioso. Posiblemente es el tiempo más valioso que tienes dentro de tu empresa. No lo desperdicies invirtiéndolo en hacer tareas que otro haría por un costo mucho menor de lo que cuesta tu hora hombre. Muchas veces, cuando somos emprendedores y manejamos todos los procesos, no nos damos cuenta del costo que nuestro tiempo imprime en todos los procesos. Si tu tiempo es más caro que el de otro y la tarea la puede realizar otra persona cuyo tiempo cuesta menos, no lo pienses dos veces, delega.
Delega lo que no te gusta hacer
Hay seguramente tareas para las que tal vez eres bueno, pero que no disfrutas. Y seguramente hay personas que lo hacen gustosamente. Delega esas tareas primero. Eso aportará positivamente en tu estado mental y emocional y a la larga beneficiará a tu empresa.
Habrá cosas que nunca querrás delegar. Porque realmente eres un artista haciéndolo y es verdad que “esa tarea” específica saldrá mejor si la haces directamente. O también porque disfrutas tanto haciéndola que parte de tu experiencia de ser emprendedor requiere que puedas hacerla. Si hay una tarea que es esencial para tu experiencia como emprendedor, que te hace sentir bien cada día con tu emprendimiento, reserva esa tarea para ti. Es posible que incluso la delegues de forma compartida con otros pero que nunca la sueltes del todo. Eso está bien. Lo que te mantiene motivado, impacta positivamente en el éxito de tu negocio.
¿Cómo delegar con éxito?
Las dos palabras claves para aprender a delegar con éxito son: Confianza y Seguimiento.
Debes entender que hay más de una manera de hacer las cosas bien. Lo importante es lograr el resultado. Acepta que lo importante es el resultado y no necesariamente el proceso. Es posible que otras personas sigan procedimientos diferentes. Mientras el resultado sea equivalente (o superior) en términos de calidad, costo y tiempo, debes estar abierto a aceptar formas nuevas de hacer las cosas.
No puedes delegar y luego estar encima de las personas observando y controlando cada paso. Sin embargo, tampoco puedes delegar y desentenderte. Debes permitir que los demás ejecuten y asegurarte de velar por la calidad del resultado. Es necesario dar seguimiento y hacer controles de calidad que garanticen el cumplimiento de los objetivos.
Los pasos claves para delegar adecuadamente
- Desarrolla sistemas que sean replicables.
- Comunica claramente el resultado deseado.
- Entrena adecuadamente y entrega toda la información necesaria.
- Apóyate en las fortalezas de los otros miembros de tu equipo.
- Olvídate de micro gerenciar.
- Acepta sugerencias e innovaciones.
- Da seguimiento.
- Haz control de calidad.
- Corrige de forma constructiva.
- Da feed-back constructivo al finalizar para mejorar el siguiente intento.
Muchas veces para aprender a delegar es necesario que estés dispuesto a sacrificar tiempo o calidad en el corto plazo. Que estés dispuesto a entrenar, entrenar y seguir entrenando. Debes aceptar la posibilidad de errores y ajustes. Esto, para lograr beneficios a largo plazo.
Conviértete en un mentor de las personas a quienes deseas delegar tus tareas.
¿Qué beneficios trae a tu emprendimiento el aprender a delegar adecuadamente?
Siempre el beneficio último debe ser para el emprendimiento. La tarea de delegar debe permitir mejorar la calidad y eficiencia de los productos y servicios, en el mediano plazo. Igualmente, permite el crecimiento y expansión.
Los principales beneficios de aprender a delegar bien se listan como sigue:
- Expandes el talento.
- Aumentas tu capacidad de generar nuevos negocios y desarrollar la visión y las estrategias.
- Motivas a tus colaboradores.
- Mejoras la productividad.
- Mejoras las capacidades de todos.
- Obtienes ahorros por el uso adecuado de tu tiempo y de todos los recursos.
- Distribuyes responsabilidades.
- Liberas tiempo que puedes utilizar en la expansión de tu negocio o en actividades personales que te enriquezcan.
El gran error: querer ser imprescindible.
El mejor gerente es el que logra ser prescindible y permite que la empresa funcione a la perfección sin estar encima de la operación constantemente.
Cuando aprendes a delegar adecuadamente, te multiplicas y multiplicas y mejoras tu esfuerzo y resultado, a través del esfuerzo y resultado de otros profesionales especializados, comprometidos y capacitados. Y cuando delegas completamente con éxito te haces prescindible, desapareces de la necesidad del negocio. Es allí cuando tu emprendimiento cobra vida propia y puede ser desarrollado a lo largo de muchos años más de los que tú quieres o puedes trabajar.