Llegó el momento de afilar el lápiz y controlar los gastos de tu negocio
Hoy vamos a conversar sobre un tema que siempre es útil y necesario, pero que en las actuales circunstancias globales a causa de la pandemia por Covid-19, se hace aún más relevante: cómo controlar los gastos de tu negocio y trabajar con un presupuesto de gastos mensuales.
Ten en cuenta, sin embargo, que los conceptos y consejos que veremos a continuación te servirán siempre, aún una vez superemos este momento.
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«Un presupuesto le dice a tu dinero a dónde ir en lugar de preguntarle a dónde fue»
Dave Ramsey
El control de gastos implica conocer de forma detallada a dónde asignamos todos los recursos y hacer un esfuerzo consciente en gastar solamente lo que sea necesario para lograr los objetivos de la empresa.
Aunque suena sencillo, requiere al menos cuatro tareas, realizadas de forma continua y consistente:
- Contar con un presupuesto mensual de gastos.
- Contar con un sistema de registro regular de todos los gastos en relación con el presupuesto.
- Analizar mensualmente lo gastado en relación con lo presupuestado.
- Tomar decisiones inmediatas en base al análisis.
Si logras desarrollar el hábito de seguir regular y consistentemente estos cuatro pasos, con toda seguridad verás un beneficio económico en tu emprendimiento.
En momentos como los actuales en los que los ingresos de muchos emprendimientos se han reducido sensiblemente, se hace evidente la necesidad de tener que gastar menos. De lo contrario, corremos el riesgo de consumir todos nuestros recursos y desaparecer antes de que la situación comience a mejorar.
Vamos a hablar de “control” de gastos. Esto no necesariamente significa “recorte” de gastos, aunque puede conducirte a ello o puede mostrarte que es necesario hacerlo.
No se trata necesariamente de disminuir los gastos de tu empresa, a veces puedes lograr mejoras solamente aprovechando mejor los recursos con que cuentas.
Presupuesto de gastos mensuales.
Si no lo has hecho, es necesario que prepares un presupuesto de todos los gastos mensuales que requiere tener tu emprendimiento funcionando.
Lo más sencillo y por lo demás muy eficiente, es que prepares una hoja de cálculo en Excel y allí coloques una columna con todos los compromisos económicos que tienes. Trata de ser exhaustivo. Comienza con una lista maestra de todos los gastos. Para construirla, revisa todas las facturas de los meses recientes para asegurarte que no dejas nada por fuera. Mientras más detallado y exhaustivo, mejor. Y mientras más preciso, mejor.
Dependiendo de la complejidad de tu negocio, puedes agrupar los diferentes gastos en tópicos más globales. Trata de hacerlo de una manera que sea lógico y adaptable a la especificidad de tu emprendimiento.
Cuando definas el presupuesto mensual para cada gasto es importante que trates de ser lo más preciso posible. Si presupuestas por encima (prevés más de lo que necesitas), estarás viviendo una “ilusión” de ahorro, puesto que siempre gastarás menos pero no por un esfuerzo específico sino porque dejaste un colchón muy grande. Si presupuestas por debajo (prevés menos de lo que necesitas), estarás viviendo un estrés continuo, pensando que estás gastando más de la cuenta todos los meses, cuando realmente lo que ocurre es que el presupuesto que estimaste es irreal.
Por supuesto, estos estimados son eso, “estimados” y no están escritos en piedra. La idea es que sea una herramienta flexible y con vida, que puedes ir ajustando regularmente hasta que consigas una experiencia suficiente como para sentirte cómodo con los gastos.
Registrar y controlar regularmente todos los gastos de tu negocio
Mensualmente, asegúrate de registrar TODOS los gastos en que incurres. Los gastos más obvios y grandes son evidentes y fáciles de identificar. Lo que resulta más difícil a veces es llevar el control de gastos pequeños que poco a poco se acumulan y si no los tomas en cuenta a fin de mes puedes tener un hoyo en tus beneficios y no entenderás ni siquiera de dónde provino.
Personalmente, lo que hago al finalizar cada mes es revisar detalladamente los estados de mis cuentas bancarias y mis tarjetas de crédito, y registro todos los gastos. Los más difíciles son los gastos que se hacen en efectivo, por lo que es importante que te acostumbres a requerir facturas y soporte de todos los gastos.
Dependiendo del tamaño de tu negocio y volumen de los gastos, tal vez necesitas llevar ese control no mensual sino semanal, o diario. Mientras más volumen de transacciones y mayor complejidad, es necesario el registro más frecuente.
Si el tamaño de tu negocio lo requiere, tal vez cuentes con un personal administrativo o contable que se ocupa de esto, o tal vez tengas un software especial para llevar tu contabilidad. Si este es el caso, pues tienes un camino ganado. Pero la mayoría de los microemprendimientos y emprendimientos pequeños, posiblemente se apoyan fundamentalmente en una sola persona, tú, y mientras más organizado estés, más fácil será.
En todo caso, es importante que preveas un tiempo en tu agenda para este trabajo. Bien sea mensual, semanal o diario, debes establecer las horas que necesitas para este registro y colocarlo en tu agenda. De esta forma, te aseguras de establecer el hábito de hacerlo de forma regular. Puede resultar fastidioso, estoy de acuerdo, pero es necesario e indispensable si quieres llevar con seriedad tu negocio.
Analizar lo gastado Vs. lo presupuestado
Tienes un presupuesto y has registrado tus gastos del mes. Estas tareas no tienen sentido si no dedicas un tiempo a ver y analizar esos números.
Personalmente, trabajo con tres columnas: 1- Presupuesto, 2- Gasto del mes y 3-Relación Gasto / Presupuesto (mostrado como porcentaje). Esa tercera columna es fundamental.
Si la relación gasto/presupuesto es igual a 100% significa que gastaste lo que tenías previsto.
Cuando está por encima de 100% significa que tuviste un gasto excesivo (104% significa que gastaste 4% más de lo previsto, 120% que gastaste 20% más, etc.).
En caso de que la relación es inferior a 100% significa que tuviste un ahorro (86% por ejemplo, significa que gastaste solo un 86% de lo previsto, de modo que el 14% restante lo ahorraste en este mes).
Cada valor que esté por encima o por debajo del 100% debe ser verificado y analizado. Debes entender qué pasó. Si gastaste más, verifica si fue un gasto puntual o imprevisto. Si gastaste menos debes entender por qué, para saber si es un efecto que se mantendrá o volverá a subir en el próximo mes.
Tomar decisiones inmediatas
Una vez logras entender qué pasó y por qué tus gastos fueron mayores o menores a lo esperado, rubro por rubro, entonces debes tomar decisiones.
Si se cometieron errores que motivaron un gasto extraordinario, debes tomar las medidas necesarias para resolverlo, a fin de evitar que se repita nuevamente en el siguiente mes.
En caso de que hayas logrado ahorros importantes por ajustes implementados, asegúrate de que dichos ajustes se mantengan.
Cuando te das cuenta de que la diferencia entre lo presupuestado y lo gastado es producto de una mala estimación inicial, ajusta el presupuesto, para que trabajes con situaciones reales.
Como ves, es un ciclo que se retroalimenta y te mantiene constantemente informado. Recuerda que la información es una herramienta fundamental para la toma de decisiones acertadas y en condiciones de baja incertidumbre.
Un control de este tipo te puede ayudar a darte cuenta cuándo debes tomar medidas drásticas como suspender servicios o productos, cambiar de proveedores, o cancelar contratos con personal.
Recortar los gastos no se trata de recortar a ciegas y este tipo de análisis te ayuda a visualizar las oportunidades.
Muy importante: cuando decidas controlar los gastos de tu negocio, asegúrate de dejar suficientes fondos para que las actividades que te producen beneficio puedan realizarse. No tiene sentido cortar gastos que afectarán tu capacidad productiva, porque no quieres que la reducción de los gastos se refleje en reducción posterior de tus ingresos.
Ten mucho cuidado cuando decides cortar gastos de mantenimiento, porque a la larga vas a incrementar los costos en reparaciones o vas a perder equipos y recursos. Cuando los gastos de mantenimiento son elevados, trata de controlar los gastos de tu negocio buscando proveedores alternativos o encontrar la frecuencia adecuada de mantenimiento que te permita controlar el gasto sin perder la calidad de tus equipos.
Algunos puntos finales para tomar en cuenta:
- Tener un presupuesto y controlar lo que gastas en comparación con dicho presupuesto, te ayudará a evitar gastos innecesarios y, por ende, mejorar los beneficios.
- Es importante que involucres a tus colaboradores en este proceso. En la medida en que entiendan las razones de los ahorros y hagan suya la decisión de contribuir con el control de los gastos, será más fácil tener a todos montados en el mismo barco y lograr el objetivo.
- Realizar este análisis de forma regular te ayudará a identificar fuentes de desperdicio e implementar medidas para reducirlo.