Gestión de control de calidad para el microempresario
Cuando nuestra empresa es pequeña y nos hablan de mecanismos y procesos de gestión de control de calidad, muchas veces nos parece que no es algo para nosotros, que no es para el pequeño o microempresario. Suena pomposo, costoso, y lo asociamos con normas internacionales y cosas que nos suenan complicadas como las normas ISO y sistemas complejos. ¿Te ha pasado?
“El control de calidad comienza y termina con entrenamiento”
Kaoru Ishikawa
Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:
Es incluso hasta posible que como empresario pequeño o micro ni siquiera te hayas paseado por la posibilidad o la necesidad de implementar controles de calidad rigurosos con procedimientos establecidos.
No importa que seas pequeño. El control de calidad es parte del ABC de los negocios y te asegura un incremento en las probabilidades de éxito en tu emprendimiento. Por eso, hoy vamos a conversar acerca de lo que significa una gestión de control de calidad y cómo puedes implementarla de forma sencilla en tu emprendimiento.
No importa que seas pequeño. El control de calidad es parte del ABC de los negocios y te asegura un incremento en las probabilidades de éxito en tu emprendimiento Clic para tuitearCuando hablamos de control de calidad en la empresa, nos referimos a todos los mecanismos y procedimientos que implementamos para detectar la presencia de errores y solucionarlos antes de que el producto o servicio llegue a nuestros clientes.
Mi proceso de control de calidad
Cuando publico un artículo nuevo, trabajo con el siguiente procedimiento
- Defino el tema
- Hago la investigación (Punto de control de calidad 1 – aseguramiento de calidad del contenido)
- Redacto el artículo en Word con el auto corrector funcionando (Punto de control de calidad 2 – aseguramiento de que no cometo errores de escritura en mi teclado)
- Releo el artículo en Word (Punto de control de calidad 3 – aseguramiento de coherencia, corrección de errores ortográficos y de redacción y validación de la extensión en base al conteo de palabras)
- Subo el artículo a WordPress para su publicación
- Ajusto la redacción para asegurarme que cumple con los requisitos de SEO (Punto de calidad 4 – aseguramiento de facilidad de lectura para mi cliente y optimización de las probabilidades de que aparezca en las búsquedas de Internet)
- Visualizo el artículo en mi explorador (Punto de calidad 5 – aseguramiento de que los títulos, subtítulos y diferentes secciones lucen adecuados, que las imágenes se ven bien y que los enlaces funcionan)
- Grabo el audio del artículo (Punto de calidad 6 – la lectura en voz alta me ayuda a encontrar y editar fallas ortográficas y de redacción que podría haber pasado por alto)
- Subo el audio a WordPress.
- Escucho el audio siguiendo la lectura (Punto de calidad 7 – me aseguro de que todo fluye adecuadamente y que el tiempo de lectura previsto es aceptable)
Como ves, cada artículo que publico cuenta con al menos 7 puntos de control de calidad que sigo rigurosamente cada vez. Ocasionalmente, incluyo un control adicional que incluye pedir a alguien cercano y de confianza que lo lea. En especial, cuando se trata de temas en los que no tengo tanta experiencia y quiero asegurarme de que el contenido es adecuado, validando con alguien más experto que yo.
Al contarte esto, no quiero alardear de mis controles de calidad, sino que quiero demostrarte que aún los negocios más pequeños (como este blog) pueden contar con procesos estandarizados que aseguren la calidad del producto final.
Cuando hablamos de gestión de control de calidad para el microempresario nos referimos a aquello que establece la diferencia entre “verificar algunas cosas cuando me acuerdo” o “verificar, siempre, cada vez, todos los puntos que pueden evidenciar posibles errores”.
Control de calidad aún en las pequeñas tareas de cada día
Si escribes un email, debes leerlo y abrir cada documento que anexas ANTES de enviarlo. La cantidad de veces que he estado a punto de enviar correos a personas equivocadas, con anexos equivocados, con informaciones incompletas, pero que he detectado a tiempo evitando exponerme a problemas, es innumerable.
Si asignas una tarea a alguien, debes asegurarte no solamente de que la tarea ha sido realizada, sino que fue completada siguiendo los procedimientos que indicaste y que el resultado final cumple con los requisitos que has definido para satisfacer al cliente.
Las pequeñas tareas de control de calidad que ejecutas día a día contribuyen a identificar fallas en el producto o servicio final y oportunidades de mejoras en los procesos.
Control de calidad, concepto con múltiples criterios
La gestión de control de calidad bien sea para grandes corporaciones o para el pequeño o microempresario, trasciende las especificaciones técnicas de los productos. Aunque en muchos contextos se aplicaba anteriormente como la verificación del cumplimiento del producto final con los requerimientos de funcionamiento, hoy en día se aplican a cualquier proceso para productos o servicios dentro de cualquier empresa, sin importar su tamaño.
El control de calidad implica verificar que las cosas se hacen:
- Bien
- Siguiendo los procesos diseñados
- A satisfacción del cliente
- A tiempo
- Con los recursos previstos
- De manera que generan rentabilidad
- Para lograr que se vendan
- De manera que el proceso y el producto final sean seguros
- Que cumplan con todos los requerimientos generales del sector en que participas y específicos de tu empresa.
De esta forma, la gestión de control de calidad implica la consideración de criterios múltiples:
- Técnicos y de producción (procesos seguros y eficientes)
- De mercadeo y ventas (productos y servicios competitivos que satisfagan las necesidades del cliente)
- Financieros (uso adecuado de recursos y generación de beneficio económico)
- Legales (cumplimiento de normas de tu sector)
- De comunicación e imagen (productos y servicios que aporten de manera positiva a la imagen de tu emprendimiento).
No lo dejes al azar
El control de calidad es algo que debes asumir con seriedad porque impacta de forma directa el éxito de tu emprendimiento.
No confíes en tu memoria o la de tus colaboradores. No confíes en las estimaciones “al ojo por ciento”. Tampoco en las aproximaciones. No confíes en la suerte. Ni tampoco en que los procesos y servicios que no dependen de ti van a funcionar siempre sin problemas.
Una adecuada gestión de control de calidad para el microempresario exige rigurosidad, disciplina y objetividad.
Exige que diseñes e implementes:
- Procesos estandarizados para todos tus productos y servicios.
- Procesos de control de calidad, especificando todos los puntos de validación.
- Entrenamientos adecuados, exhaustivos y continuos para todos los involucrados.
- Seguimiento del proceso de producción, verificando realmente todos los puntos de validación que definiste en el punto 2.
- Seguimiento con los clientes para asegurar el cumplimiento de la satisfacción de sus necesidades.
La retroalimentación del cliente es el último paso del control de calidad de tus procesos y productos. Cuando esta retroalimentación es negativa e implica algún reclamo o sugerencia de mejoría, probablemente indica que te saltaste algún control en el camino, que no se hicieron los controles de forma adecuada o que el diseño de la gestión de control de calidad estaba incompleto.
Asegúrate de tener muchos puntos de control a lo largo de tu proceso productivo, para que garantices la calidad requerida, antes de que tu producto o servicio llegue a tu cliente.
Asegúrate de tener muchos puntos de control a lo largo de tu proceso productivo, para que garantices la calidad requerida, antes de que tu producto o servicio llegue a tu cliente. Clic para tuitearEl antes, durante y después de la gestión de control de calidad
La gestión de control de calidad para el microempresario es un proceso continuo. Podemos identificar tareas a cumplir y cosas a tomar en cuenta antes, durante y después del proceso que permite la producción de tu producto o servicio.
A continuación te resumo brevemente lo que debes considerar en cada una de estas etapas:
Antes:
- Diseño de tu producto o servicio para que satisfaga las necesidades de tus clientes de acuerdo con la promesa que ofreces. Asegúrate de que todo lo que ofreces se cumple con el diseño que has preparado.
- Diseño del proceso de producción que debe cumplirse para lograr ese producto o servicio, en las condiciones que requieres, y de forma estandarizada, lo cual implica que cada unidad de producto o servicio sea equivalente en resultado. Pocas cosas dañan más tu imagen que la aleatoriedad en la calidad del producto o servicio. Si hoy lo haces bien, mañana mal, y pasado más o menos, eres poco (o nada) confiable.
- Diseño del proceso de control de calidad en si mismo: identifica los puntos que deben verificarse a lo largo del proceso, antes de pasar al siguiente paso del proceso de producción, para asegurar que los errores sean resueltos en el momento más temprano posible.
- Diseño de las herramientas que vas a utilizar para realizar el proceso de control de calidad que acabas de definir. Puedes hacer, por ejemplo, diagramas de flujo o listas de chequeo.
- Entrenamiento de tu personal (o de ti mismo si eres el único involucrado) para asegurarse que todos conocen el proceso de producción y el proceso de control de calidad, con todos sus puntos de validación.
Durante:
- Implementación del proceso de producción de acuerdo al plan.
- Implementación del proceso de gestión de control de calidad, con el cumplimiento de los puntos de verificación que has definido.
- Corrección de errores. No hace sentido identificar los posibles errores si no tomas decisiones una vez cuentas con esta información. A lo largo del proceso debes prever qué harás cuando algo no sale de acuerdo a la calidad requerida (¿Se repite? ¿Se echa para atrás en el proceso? ¿Se elimina?).
- Implementación de procesos de supervisión e inspección internos. Si eres tú solo, te toca supervisarte a ti mismo y, como te describí en mi propio proceso, verificar todos los elementos del trabajo que tú mismo has hecho. Si cuentas con diversos colaboradores, asegúrate de contar con validaciones cruzadas e independientes.
Después:
- Confirmación de que el producto o servicio final a ser entregado cumple con el estándar exigido.
- Indagación del nivel de satisfacción del cliente.
- Identificación de oportunidades de mejoras.
- Auditorías externas, si fuese necesario.
Asegurar la estandarización de resultados
Al final del día, lo que deseas con el proceso de gestión de control de calidad, es lograr asegurar una estandarización de tus resultados. Si se trata de productos, que todos los productos tengan el mismo estándar de calidad, sean idénticos y equiparables para la satisfacción de las necesidades del cliente. Si se trata de servicios, que cada experiencia de prestación de servicio sea equivalente y entregue resultados equivalentes.
Se trata de ser confiable. Y por confiabilidad entendemos que los procesos y controles implementados permitirán que cualquier persona que siga los procesos tal como han sido diseñados logre alcanzar resultados equivalentes, con un nivel estándar de calidad.
Los procesos de gestión de calidad, cuando aplican a empresas grandes y corporaciones, se manejan con múltiples definiciones, sistemas, normas. Tienen a veces nombres complicados y muy diferentes enfoques, algunos adaptados a sectores específicos.
Existen también las normas ISO, que seguramente has escuchado nombrar, y que de acuerdo al mismo portar de ISO son: “Documentos que especifican requerimientos que pueden ser empleados en organizaciones para garantizar que los productos y/o servicios ofrecidos por dichas organizaciones cumplen con su objetivo”.
Con este artículo he tratado de llevar el proceso de gestión de calidad para el microempresario a un nivel más sencillo y acorde a los requerimientos de gestiones más pequeñas, que involucran pocas personas. Simplicidad, no obstante, no significa flexibilidad de criterios ni descuido. No importa tu tamaño, la gestión de control de calidad de tus productos o servicios es parte vital del éxito de tu emprendimiento y, sobre todo, de tu posibilidad de perdurar en el tiempo.
La gestión de control de calidad de tus productos o servicios es parte vital del éxito de tu emprendimiento y, sobre todo, de tu posibilidad de perdurar en el tiempo. Clic para tuitear