Conceptos básicos de gestión de proyectos para el emprendedor
Un proyecto es un esquema o plan que se prepara para lograr el cumplimiento de un objetivo muy específico, en un tiempo dado y con recursos limitados.En ese sentido, un proyecto no es tu emprendimiento en su totalidad, aun cuando a lo largo del desarrollo de tu emprendimiento vas a tener posiblemente muchos proyectos. Hoy conversaremos acerca de los conceptos básicos que necesitas para la gestión de tus proyectos.
“Gerencia de proyectos es como hacer malabarismos con tres pelotas: tiempo, costo y calidad”
G. Reiss
Tu negocio, una vez establecido, se desarrolla en el tiempo, avanza, crece, cambia. Los proyectos que realizas dentro de ese emprendimiento son independientes de la actividad diaria empresarial y, dentro de tu emprendimiento, deben ir en paralelo a la operación regular.
¿Qué caracteriza a un proyecto?
- Tiene un objetivo muy específico. Sea relacionado con un producto, un servicio o un mejoramiento dentro de la empresa
- Tiene un inicio y un final en un tiempo específico
- Tiene asignados recursos limitados
- Sigue procesos y lineamientos preestablecidos
Si, por ejemplo, tu negocio presta servicios de contabilidad a otras empresas, el funcionamiento del día a día de tu empresa no es un proyecto, es tu negocio. Sin embargo, puedes considerar cada cierre de año de cada cliente como un proyecto específico. Ese proyecto inicia cuando comienzas a trabajar con el cierre del año del cliente, termina cuando entregas sus reportes financieros finales y debe trabajarse en un tiempo específico (en este caso posiblemente amarrado a las fechas legales de entrega de estos reportes para cada cliente).
En este mismo caso de un servicio de contabilidad, si decides por ejemplo cambiar de sistema en el que manejas las cuentas de tus clientes puedes considerar el proceso de migración de un sistema a otro un proyecto independiente, per se. El mismo debe tener unos recursos, un tiempo previsto de finalización y una gran cantidad de procesos que deben ejecutarse para asegurarse que se realice con éxito, en condiciones de seguridad y sin pérdida de información, en el tiempo requerido.
Utilizando otro ejemplo, ahora de un emprendimiento que ofrece productos. Digamos que tu negocio produce piezas de joyería y tienes una tienda física en la que vendes tus prendas a tus clientes. La operación diaria de la tienda no es un proyecto, es el día a día de tu negocio. Pero, por ejemplo, es posible que quieras lanzar una nueva colección para las ventas de Navidad y Fin de Año. El desarrollo, producción y distribución de esa nueva colección es un proyecto independiente, per se, y debes desarrollarlo en paralelo al funcionamiento regular de tu tienda.
Cualquiera de estos proyectos que hemos descrito, no pueden llevarse a cabo con éxito, en los tiempos previstos y con los recursos designados, a menos que cuentes con un plan. Ese plan y su ejecución, de principio a fin, componen el proyecto en sí mismo. La única forma de asegurar que el día a día de tu negocio continúe rodando sin afectarse y que, al mismo tiempo, en paralelo, cada nuevo proyecto sea ejecutado y logrado en los tiempos esperados y con los recursos disponibles, es preparar un plan para ello y seguirlo.
La real Academia española define proyecto como:
“Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva”
Para que ese plan que constituye tu proyecto se cumpla a cabalidad y logres el objetivo del mismo, es necesario gerenciarlo. Las metodologías utilizadas para facilitar ese proceso es lo que se conoce como “Gestión de Proyectos”
Conceptos básicos de la gestión de proyectos
No es suficiente tener un plan. Debes llevarlo a acabo y asegurarte no solo que llegue a su final, sino que culmine en el tiempo necesario, con los recursos que le asignaste y con la calidad esperada.
El mejor plan puede fracasar por una mala gerencia.
La gestión o gerencia de proyectos permite poner orden y proporciona control y estructura para asegurar que logres los objetivos.
En ese sentido, la gerencia de proyectos te permite gestionar el inicio y la evolución de tu proyecto. Te permite controlar problemas y tomar decisiones ante los mismos y facilitar la finalización.
Tres elementos críticos: Manejo de tiempo, Recursos, Calidad
Tal como indica la cita de G. Reiss con que inicio este artículo, la efectiva gerencia de proyecto implica lograr un balance entre los tres elementos críticos que hemos definido para el proyecto: el tiempo en que debe finalizarse, los recursos disponibles y la calidad esperada. A veces, para lograr el tiempo es necesario gastar más o, si no gastamos más tal vez arriesgamos un resultado de calidad inferior a la esperada.
La gerencia de proyectos debe tratar de mantener el balance a lo largo de la vida del proyecto, de manera tal de no sacrificar ninguno de los tres elementos o, si es necesario alterar alguno, hacerlo sobre el aspecto que menos afecte negativamente al proyecto y al negocio.
Las diversas fuentes consultadas coinciden en señalar 5 etapas fundamentales en la vida de un proyecto:
5 etapas del proyecto:
- Viabilidad. En esta etapa inicial definimos el proyecto, establecemos el objetivo y determinamos si es factible realizarlo. Para ello, ponderamos elementos como: si existen los recursos, si hace sentido dentro del ciclo de vida de la organización, si va a beneficiar el desarrollo y ejecución de la empresa, si beneficia a los clientes, si generará algún beneficio económico, si beneficiará nuestra imagen, si hace sentido dentro del desarrollo del mercado en que estamos participando.
- Planificación. En esta etapa, preparamos el plan, Definimos las tareas que deben realizarse para completar el objetivo. Pero para asegurar que las tareas se realicen, no solamente debemos definirlas, el plan también debe prever, para cada una, quien será el responsable de ejecutarla, en qué tiempo, con qué recursos contará y cual es el entregable que confirmará que cada tarea ha sido completada a satisfacción.
- Ejecución. Durante la ejecución, los diversos actores van realizando las tareas asignadas de acuerdo con el plan, implementando todos los procesos previstos.
- Seguimiento y control. Para que el proyecto llegue a feliz término, es indispensable implementar un sistema de seguimiento y control. Regularmente, el líder o gerente del proyecto debe revisar el estatus de los pasos que se han previsto y confirmar que han sido realizados de acuerdo con el plan, en el tiempo previsto, con los recursos requeridos y con el resultado esperado. Si es necesario, es el momento de realizar ajustes. Tal vez se hicieron en menos tiempo o se gastaron menos recursos y entonces es posible destinar ese excedente a tareas futuras. Tal vez se tardó más de lo previsto o se gastó más de lo presupuestado para esa tarea y, si no queremos que eso afecte el resultado final, debemos prever ajustes en tareas futuras para que absorban de alguna manera este desajuste. Seguimiento y control es, a mi juicio, uno de los elementos más críticos para el éxito del proyecto. Implica disciplina y revisión regular, pero evita sorpresas en el camino.
- Cierre. Como indicamos al comienzo, un proyecto tiene un inicio y un fin. Es muy importante que cuando el mismo culmine se haga un cierre formal del proyecto. Esto implica notificar el logro del objetivo y dar a conocer el resultado, bien sea producto, servicio o mejora. Igualmente, es momento de evaluar el resultado y el proceso. Es el momento de hacernos preguntas como: ¿Lo hicimos a tiempo? ¿Utilizamos los recursos previstos? ¿Obtuvimos la calidad esperada? La idea de la evaluación es poder aprender de este proyecto para aplicar esta experiencia en futuras planificaciones de futuros proyectos para replicar aciertos y corregir errores. Finalmente, el cierre no puede quedar sin una celebración del logro. Sea grande o pequeño, es importante marcar el cierre del proyecto con un reconocimiento, aunque sea algo simbólico y pequeño. Incluso solamente una oración de gratitud al universo. La celebración de los logros tiene un gran poder de estímulo. Puedes leer más sobre la importancia de celebrar los logros en un artículo que publiqué hace unos meses, en este enlace : 10 razones para celebrar las pequeñas victorias.
Elementos críticos de éxito en la gestión de proyectos
Para que la gerencia de tu proyecto sea eficiente, debes procurar mantener y desarrollar algunos valores y actitudes importantes, tales como:
- Rigurosidad: En la ejecución del plan
- Disciplina: En la ejecución y sobre todo el en seguimiento
- Meticulosidad: En el control de calidad de las tareas realizadas
- Capacidad de generar información: Para asegurarte que tomas decisiones adecuadas
- Comunicación oportuna: Para que todo el equipo esté siempre en la misma página, todo el tiempo
- Flexibilidad: Para diseñar e implementar cambios cada vez que sea necesario, a fin de preservar el logro del objetivo con el tiempo, recursos y calidad requeridos.
La gerencia de proyectos es un conjunto complejo de conocimientos y es de por si una disciplina. Hay especialistas en manejo de proyectos y múltiples opciones de metodologías y softwares de apoyo. Lo que te he contado hoy en este artículo es solamente un breve resumen muy general. La idea es desarrollar progresivamente una serie de artículos sobre este tema, en los que conversaremos más en profundidad acerca de aspectos más específicos como:
- Cómo realizar tu plan. Herramientas que te van a ayudar a realizarlo
- Metodologías que han sido desarrolladas dentro de esta disciplina, para que escojas y apliques la que mejor se adecúa a ti y a tu negocio
- Aplicaciones y softwares que han sido específicamente desarrollados para gestionar procesos, a fin de que determines si el tamaño y complejidad de tu organización y de tu proyecto exigen que te adhieras a opciones tecnológicas más avanzadas.
Mantente en sintonía, que en futuros artículos estaremos ampliando sobre estos temas.
Collage digital a partir de fotos de Depositphotos