Trabajando nuestro plan de trabajo anual
Comenzó diciembre. En muchos de los lugares que nos rodean, y posiblemente en nuestros propios hogares, hay decoraciones navideñas que nos ponen a pensar en las celebraciones de las fiestas de fin de año. Pero no debemos sumergirnos en la fiesta sin haber antes preparado seriamente nuestro negocio para un próximo año exitoso. Es el momento de recapitular sobre los logros de este año, las metas no cubiertas, las nuevas necesidades y lo que deseamos lograr en el futuro próximo. Antes de celebrar nos toca trabajar en nuestro plan de trabajo anual para un exitoso 2022.
«Un objetivo sin un plan es solamente un deseo»
Antoine de Saint-Exupéry
Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:
Cada año cerca de esta fecha, les comparto un artículo sobre este tema, siempre tratando de agregar algunas recomendaciones adicionales y actualizando un poco el contenido. El año pasado, luego de un año de pandemia como el que tuvimos, nos enfocamos más en el corto plazo y en desarrollar la habilidad de planificar en condiciones de incertidumbre.
Un plan de trabajo anual es un documento sencillo que resume, en pocas frases, los objetivos que deseamos cumplir con nuestro emprendimiento en los próximos 12 meses y especifica el plan propuesto para que esos objetivos puedan convertirse en realidad.
Aun cuando seguimos con muchos de los problemas y situaciones que nos ha traído la pandemia, entiendo que de alguna forma la mayoría de los sectores se han ido estabilizando y han logrado lo que llamaríamos una “nueva normalidad”, aún si no han regresado a las condiciones del 2019. En ese sentido, el plan de trabajo anual para el 2022 lo trabajaremos en base a esta nueva normalidad, considerando todos los cambios que vinieron con la pandemia, pero vinieron para quedarse.
Como hemos comentado Este plan de trabajo anual es diferente del Plan Esencial de Negocio, el cual es el plan general de nuestro emprendimiento y te establece la visión y los lineamientos generales. Por el contrario, el Plan Anual es un plan a corto plazo, y es específico.
Por supuesto, el plan de trabajo anual debe trabajarse sobre los conceptos que definiste en tu Plan Esencial de Negocios. El plan de trabajo anual te permite ver qué tan cerca o lejos estás hoy en día de la visión que definiste y qué puedes hacer en los próximos 12 meses para acercarte a ella.
Busca tu “Happy Place”
Cuando prepares tu plan anual para el próximo año, es importante que reserves un tiempo específico para esa tarea. Al menos una mañana o un día completo.
Justamente en esta semana estuve trabajando en mis planes para el 2022. Trabajé en mi plan para mi servicio de consultoría, mi plan para este blog, mi plan personal y un plan para un proyecto muy específico que deseo completar el próximo año: la publicación de mi primer libro.
Para poder completar la tarea de trabajar adecuadamente todos estos planes, me tomé un día de retiro conmigo misma. Sin distracciones. Fuera de mi entorno habitual.
En mi caso particular, como vivo en Punta Cana, lo hice cerca de la playa. En la sombra para estar cómoda, porque el sol directo me molesta. Pasé un día conmigo misma, productivo y super agradable.
Te sugiero que cuando te sientes a pensar en tus planes para el próximo año, trates de destinar un tiempo dedicado por completo a esta tarea, sin interrupciones.
Sea que lo trabajes tú solo o que lo trabajes con un equipo, es conveniente que cambies tu espacio rutinario de cada día y evites interrupciones. La idea es que te puedas concentrar en la tarea y te resulte inspirador. Por ejemplo, puede ser algún lugar en tu misma oficina o en tu misma casa, un parque, un café, la playa, la montaña. No hay restricciones ni límites. Busca solamente un lugar que te haga sentir bien, sin tensiones, y que sea diferente de tu espacio diario de trabajo. Busca un lugar que te haga feliz y en el que te sientas cómodo. Cualquier lugar, abierto o cerrado, que te permita relajarte, concentrarte y estar libre de incomodidades.
Visualización
Antes de comenzar a escribir un plan, dedica un tiempo a visualizar dónde estás y dónde quieres estar. Si estás haciendo el ejercicio tú solo o si son varias personas, igualmente es importante no saltarte esta fase.
La idea es poder responder con este ejercicio dos preguntas:
¿Cuáles han sido tus logros de este año que cierra?
¿Dónde quieres estar para esta misma época, en un año?
Hay muchos recursos que puedes utilizar para inspirar esta reflexión:
Para recopilar tus logros:
Haz una lista de las cosas por las que estás agradecido en tu negocio y en tu vida personal, que han ocurrido o has logrado en los pasados 12 meses.
Prepara un breve discurso, ficticio, de reconocimiento, que darías a tu emprendimiento si estuviera ganando el premio por el negocio del año.
Para visualizar la empresa en un año:
Juega a estar en la máquina del tiempo. Te montas en la máquina y estás justo un año adelante. Manda una carta a tu empresa actual contándole qué cosas han cambiado en este año.
Construye un Vision Board. Se trata de un ejercicio en el que visualmente identificas elementos que te muestran el sueño hacia el que quieres dirigirte. Si eres hábil dibujando puedes hacerlo así. Igualmente, puedes recurrir a múltiples recursos visuales. Revistas, fotos, o si prefieres puedes hacerlo digitalmente. Realmente no importa la calidad artística del resultado.
Personalmente, este año desarrollé un Vision Board y me resultó de mucha utilidad. Hice uno solo incluyendo mis diferentes proyectos personales y profesionales, para poder visualizar cómo se entrelazan e interactúan entre sí. Hacía varios años que no utilizaba este recurso, y me gustó mucho haber tomado la decisión de iniciar mi jornada de planificación con este ejercicio.
El objetivo de este tipo de ejercicios es que te ayuden a soltar un poco tu mente y por medio de juegos y tareas ligeras puedas listar las cosas que tienes en tu mente y tal vez te cuesta verbalizar.
Analiza el entorno de tu negocio
Tu emprendimiento no está aislado. Se desarrolla en un mercado. En el documento Mi Plan Esencial, definimos cuál es tu mercado.
Ahora bien, ese mercado es un ente dinámico. Pasan cosas todos los días, que cambian tus posibilidades de competir exitosamente. De modo que es importante dar una mirada a la situación actual y futura de tu mercado.
¿Qué está pasando en tu mercado actualmente y qué se espera que pase en los próximo 12 meses?
Piensa en cambios económicos que afecten tu mercado y tu público objetivo, cambios actuales o posibles en tu competencia, tendencias que afecten a la categoría en que compite tu producto o servicio. Cualquier cosa, externa a tu propia empresa, que está fuera de tu control pero que podría afectarte en los próximos 12 meses.
Este año, trata de pensar en específico los cambios que la pandemia por el Covid-19 ha impuesto a su sector de negocio y al país en que te desarrollas. Analiza cuáles de estos cambios son permanentes y formarán parte del futuro de tu entorno al menos para el próximo año.
Planificación
Ahora que sabes a dónde quieres ir, toca la tarea de establecer el plan. Porque la visualización por si misma no funciona sin un plan. El Vision Board más lindo no tiene sentido si no estableces un plan de trabajo para llegar allí. De modo que la parte más importante de este ejercicio viene ahora. Hay que ponerse manos a la obra.
Para esta fase, te he preparado un formato sencillo que contiene:
Tres o cuatro objetivos básicos a cumplir en los próximo 12 meses.
Cambios o ajustes que debes hacer en la empresa o en ti mismo para poder alcanzar esos objetivos.
Recursos (económicos, humanos o tecnológicos) que requieras, adicional a tu emprendimiento, para poder alcanzar los objetivos. No olvides indicar cómo vas a conseguir esos recursos.
Factores críticos de éxito. Aquellas cosas que debes tomar en cuenta o debes lograr que ocurran efectivamente para que el cumplimiento de los objetivos se logre. En resumen, se trata de definir aquellos eventos o circunstancias que deben cumplirse necesariamente para que los objetivos se logren. Aquellos que si fallan impiden el éxito.
Objetivos SMART
Quisiera dedicar un momento a hablar sobre los objetivos, para asegurar que te propongas objetivos anuales que efectivamente logres alcanzar.
En primer lugar, toma en cuenta que no se trata de hacer una lista de deseos de todo lo que quieres hacer. Es un plan racional de objetivos que constituyan prioridades en este momento y te acerquen a tu visión.
Trata de definir entre dos y cuatro objetivos principales para el próximo año. Si tienes más de allí, haz un esfuerzo por agrupar o priorizar, para que selecciones no más de cuatro.
Existe un enfoque para trabajar de los objetivos que me resulta sumamente útil y atractivo y creo que puede darte luces acerca de cómo completar esta sección. Se trata de los Objetivos SMART (por sus siglas en inglés). Este término fue usado por primera vez en 1981 en un artículo de la revista Management Review publicado por George T. Doran. Los objetivos SMART, se refieren a objetivos que cuentan con los siguientes atributos:
Específicos – Medibles – Alcanzables – Realistas – Con tiempo específico
Si te estableces unos 3 o 4 objetivos prioritarios, muy específicos, que cumplan con los requerimientos de los objetivos SMART, las probabilidades de llegar a cumplirlos efectivamente en el plazo previsto se incrementan.
Pasar del sueño y el deseo a la realidad de los logros
Como nos indica la frase de Antoine de Saint-Exupéry con que iniciamos este artículo, no es suficiente plantearnos los objetivos. Para que realmente se conviertan en realidad y transciendan el ser un simple “deseo”, es necesario que tengamos un plan que nos indique el camino que debemos seguir para alcanzarlos.
De ahí la importancia de los otros elementos del plan anual: Cambios o ajustes que debes hacer en la empresa o en ti mismo, recursos que requieres y factores críticos de éxito.
Es importante que los objetivos dentro de tu plan guarden relación con tu Plan Esencial, con tu visión y la esencia de tu emprendimiento. Y es necesario que sean coherentes entre ellos. No se trata de listar un conjunto de metas aisladas, sino de desarrollar un plan integrado que, trabajando de forma conjunta, conducirá al logro de la visión.
Los planes de trabajo no solamente son anuales. Puedes, si prefieres y si tu mercado es muy dinámico, trabajar con objetivos a más corto plazo, como planes trimestrales, cuatrimestrales, o semestrales. Depende de tu negocio, de tu mercado, y de la velocidad con que evolucione el entorno.
Monitoreo y actualización
Una vez que te acostumbras a realizar estos planes de forma continua, puedes (y debes) utilizar el plan de este año como herramienta de evaluación de los logros y base para el plan para el siguiente período.
Es también importante que desarrolles alguna herramienta que te permita monitorear de forma continua el cumplimiento de los objetivos, de modo que, si en un período razonable no lo vas cumpliendo, siempre puedes hacer ajustes a lo largo del camino. Por ejemplo, si el objetivo es incrementar las ventas en un tiempo específico, deberías monitorear las ventas de forma continua y verificar la tendencia y la tasa de crecimiento.
Si tu objetivo es un incremento de 10% en el primer trimestre y al finalizar los primeros dos meses solo has crecido 2%, es poco realista pensar que ese objetivo se vaya a cumplir. En ese caso debes o bien ajustar el objetivo o implementar acciones más fuertes y drásticas para forzar el logro en corto plazo. Si no lo monitoreas es muy difícil tomar acciones.
Puedes descargar a continuación un formato para trabajar tu plan anual 2022. Planifica tu día de trabajo para tu plan anual, tu día de retiro para el plan de trabajo, y destina un tiempo específico para completarlo (por supuesto, antes de que termine este año), para que inicies el nuevo año con una herramienta sólida.