El antes, durante y después de las reuniones de trabajo efectivas
Se tiende a pensar que las reuniones de trabajo constituyen una pérdida de tiempo, que son inútiles, aburridas y poco productivas. Básicamente, porque alguna veces no sabemos cómo lograr que las reuniones de trabajo sean altamente efectivas.
«Creo que hace falta hacer una reunión para definir la agenda de nuevas reuniones acerca de las reuniones»
Jonah Goldberg
Las reuniones de trabajo tienen mala reputación.
Y si pienso en las muchas horas que a lo largo de mi vida profesional he pasado en reuniones, debo reconocer que en muchas ocasiones esto es absolutamente cierto.
Sin embargo, creo que es posible que este sea uno de los casos en que matamos al mensajero porque no nos gusta el mensaje.
Aunque no es fácil reconocer las culpas, muchas veces no nos gustan las reuniones porque sencillamente no las sabemos conducir de forma adecuada.
Un mal necesario
Es verdad que muchas reuniones no son necesarias. Sobre todo, hoy en día, cuando contamos con una gran variedad de formas de comunicación a distancia. Podemos comunicarnos por email, por mensajes de texto, por teleconferencias, por teléfono. Y en muchas oportunidades, el tiempo destinado a reuniones improductivas se hubiera reducido mucho si en lugar de una reunión en persona hubiéramos recurrido a alguna de estas opciones.
Sin embargo, también es cierto, que una conversación en persona de 15 minutos ahorra muchos intercambios virtuales que a veces se tiñen de malentendidos o que dilatan decisiones.
Las reuniones no son malas e ineficientes per se. Es el uso que damos a las reuniones y la forma cómo las conducimos los que pueden convertirlas en un canal ineficiente. Pero, también pueden ahorrar malentendidos y tiempo en intercambios inútiles.
Ya que la realidad es que de una u otra forma, siempre vas a tener algunas reuniones, con clientes, proveedores, colaboradores, colegas, en este artículo he querido compartir contigo algunas sugerencias para hacer de tus reuniones eventos que apoyen tu productividad y la toma de decisiones, y tengan un impacto positivo en tu emprendimiento.
Por otro lado, debes tomar en cuenta que hay reuniones de muy diversos tipos. Hay reuniones informativas, reuniones para consulta, reuniones para toma de decisiones. En cada uno de los casos, tanto los objetivos para convocarla como el tipo de resultado que se espera, sea éste una decisión, un acuerdo, una propuesta, una recomendación, son diferentes y deben estar muy claros.
Cómo lograr que tus reuniones de trabajo sean efectivas
En primer lugar, debes tomar en cuenta que una reunión de trabajo solamente debe realizarse si:
- Lo que sea que se va a tratar no puede ser manejado por alguna vía virtual y requiere realmente la presencia física de los involucrados compartiendo espacio y tiempo.
- Hay una decisión, recomendación, acuerdo, que involucra a varias personas.
- Otra forma de comunicación implicaría más tiempo.
Así que, antes de convocar tu próxima reunión, evalúala en función de los tres criterios anteriores. Si en base a ellos decides que efectivamente es conveniente convocarla, entonces sigue las recomendaciones a continuación, para que la misma sea un éxito.
Vamos a conversar, entonces, sobre las tres etapas de las reuniones de trabajo efectivas y vamos a definir los elementos críticos a evaluar y considerar Antes, Durante y Después de una reunión, para asegurar que sea una herramienta para tu productividad y no una pérdida de tiempo.
Antes de las reuniones
1- Define el objetivo de la reunión
Y esto no solamente implica saber de qué se va a conversar, sino también tener claro qué decisiones o acuerdos deben ser alcanzados en esa reunión.
2- Define los participantes
Y este aspecto es vital. Nunca invites a una reunión a una persona que solamente estará allí para observar. Cada persona que participe debe tener un rol claro y su presencia debe tener una razón de ser. Para que sea una discusión realmente eficiente, se recomienda que no convoques reuniones con más de 8 personas. Por supuesto, esto es una referencia, pero en todo caso, el concepto que te debe quedar claro es que debes tratar de minimizar la cantidad de participantes. No dupliques roles. No invites “oyentes”.
3- Define el lugar, hora de inicio y hora de finalización
En una reunión, los participantes comparten tiempo y lugar. Cuando convoques a una reunión asegúrate que todos sepan dónde será y qué tiempo de su agenda del día les va a tomar.
4- Define la agenda y compártela con los involucrados
En la medida en que las personas sepan qué se va a conversar y decidir en la reunión, estarán también mejor preparadas y el flujo de la discusión y las decisiones serán más eficientes y rápidas.
5- Prepárate
Nunca vayas a una reunión a improvisar. Ten claro lo que vas a decir, los roles que se asignarán. Si requieres materiales de apoyo asegúrate de que estarán disponibles.
Durante las reuniones
1- Exige (y entrega) puntualidad
La primera regla del que convoca a una reunión es estar a tiempo. Y la segunda regla es iniciar a tiempo, por respeto a las personas participantes. Y esto no solo aplica a la hora de inicio, sino también al tiempo que se espera que dure y a la hora de finalización. Ten en cuenta que todas las personas que están participando, y tú también, tienen otros compromisos y han reservado solamente ese tiempo de la reunión para el logro de los objetivos propuestos.
2- Haz una breve “apertura” de la reunión
Aquí das la bienvenida, si hay participantes a quienes debes presentar hazlo en ese momento. Recuerda la agenda (que ya se conocía porque se supone que la compartiste anticipadamente con los participantes), y recuerda el objetivo y las decisiones que deben lograrse alcanzar con la reunión.
3- Modera la reunión de acuerdo con la agenda
Asegúrate que todos los que requieran participar de alguna forma tengan su oportunidad de hacerlo, en el tiempo disponible, y que todos los puntos previstos se cumplan.
4- Facilita la participación
Asegúrate de que exista un mecanismo para que los que deseen puedan intervenir, preguntar, comentar. Promueve la “escucha activa”, en la que cada participante hace un esfuerzo por prestar atención dedicada a los que hablan, evitando interrupciones, juicios y descalificaciones que pueden alterar la comunicación.
5- Evita distracciones
Aún cuando siempre pueden surgir temas al margen, y a veces eso ayuda a mantener un buen ambiente, haz un esfuerzo por devolver siempre la discusión a los temas centrales, sin permitir que los temas externos acaparen el valioso tiempo de la reunión. Una buena opción es contar con un “banco de ideas”, en el cual pueden ir anotando aquellos temas o ideas que puedan surgir para posteriores reuniones, pero que no son pertinentes para esta. Pueden irlos anotando para asegurarse que no los pierdan de vista. De esta forma, se respeta el interés de quienes los trajeron a la mesa, se asegura que serán atendidos, pero no se desvía el objetivo de esta reunión en particular.
6- Haz un “cierre” de la reunión
Asegúrate de que los objetivos se cumplieron. Definan acuerdos, decisiones y compromisos, de acuerdo con los objetivos. Los mismos, preferiblemente, deben estar amarrados a tiempos de cumplimiento y personas responsables.
Después de las reuniones
1- Haz un resumen y comparte los compromisos y decisiones con los involucrados hayan participado o no de la reunión
No todas las reuniones requieren la formalidad que implica una “minuta” oficial, pero un simple email que resuma los puntos conversados y los acuerdos, estableciendo las responsabilidades, es importante. Mientras antes lo hagas, mejor. Un resumen de reunión entregado dos semanas después no tiene sentido, puesto que muchas veces los acuerdos y las fechas ya han cambiado o pasado. Trata de que sea en el menor plazo posible luego de finalizar la reunión.
2- Da seguimiento al cumplimiento de decisiones, tareas y compromisos
No basta con asignar responsabilidades, llegar a acuerdos. Para que realmente te asegures que la reunión cumplió su objetivo a cabalidad, debes dar seguimiento para asegurarte que el resultado esperado haya sido logrado.
Todas las reuniones tienen un impacto económico para las organizaciones que participan. El tiempo de las personas que atienden la reunión es tiempo que podría estar destinado a otras tareas productivas. Siempre debes tener en cuenta el costo que implica cada reunión que convocas. Lograr reuniones de trabajo efectivas representará una ventaja en todo sentido para tu emprendimiento.
Y recuerda que debes tratar de lograr los objetivos en el menor tiempo posible. De esta forma, las reuniones irán perdiendo su mala fama y serán percibidas como herramientas útiles de comunicación y toma de decisiones.
Estos puntos que te he listado como referencia, aunque pueden lucir muy formales realmente pueden ser aplicados de forma sencilla hasta en reuniones en las que solo participas tú y otra persona. Por pequeña que sea la audiencia, todos los puntos mencionados son igualmente válidos.
¿Cuál es tu percepción de las reuniones de trabajo? ¿Te gustan o no? ¿Qué otros inconvenientes o ventajas les encuentras? Comparte en los comentarios para beneficio de todos.
Fotografía de Moose Photos de Pexels
En muchos casos no hay tecnología de comunicación que pueda sustituir el contacto humano.
Son muy buenas las recomendaciones aquí expuestas.
Gracias Hony. Así es, no importa cuánto avancemos en tecnología, siempre tendremos reuniones en persona.