Cómo tomar vacaciones siendo microempresario
No voy a escribirte otro artículo sobre la importancia del descanso. Eso, creo que ya lo sabes. Y además, hay mucha información al respecto en el Internet. Incluso tengo un artículo anterior que trata ese tema y puedes consultar (Hábitos vespertinos que garantizan recarga de pilas). Como microempresario, es posible que sientas que te resulta más difícil tomarte un break o unos días de vacaciones, ya que eres pieza fundamental del funcionamiento del negocio. Mientras menos personas participan en la empresa, menos chance hay de delegar tareas y tomarte un descanso. Sin embargo, como bien sabes, las vacaciones son parte importante de la estrategia para lograr una buena productividad. De modo que el artículo de hoy quiero dedicarlo a conversarte sobre algunas ideas que te van a permitir entender cómo puedes también tomar vacaciones siendo empresario, sin afectar negativamente el funcionamiento de tu negocio.
“El arte del descanso es una parte del arte de trabajar”
John Steinbeck
Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:
Hemos conversado anteriormente que una de las particularidades del microempresario es que debe asumir muchas tareas y roles y debe ser capaz de manejar el “multitasking”. Porque su estructura de negocio es pequeña y hay pocas (o ninguna) personas en quienes delegar. Puedes consultar más sobre este tema en un artículo anterior en el siguiente enlace: Ventajas y riesgos del emprendedor solitario.
Debido a esta realidad, aunque muchos te cuentan lo sortario que eres por ser tu propio jefe y tener “libertad de horarios”, la realidad es que muchas veces eso no es una ventaja sino una exigencia de esfuerzo mayor. Los días son más largos, las posibilidades de desconectarte son menos, y el volumen de decisiones y tareas que dependen de ti son mayores.
Las vacaciones cuando eres empleado
Cuando eres empleado y llega el momento de tomar tus vacaciones, lo notificas con tiempo y alguien más en la empresa debe asumir la responsabilidad de suplir tus tareas. Algunas empresas reasignan tu trabajo a otro u otros empleados temporalmente, otras contratan personal temporero o a destajo para suplirte. Por supuesto, es posible que exija de tu parte un esfuerzo de dar cierto entrenamiento para poder delegar en otros, pero al fin y al cabo llega tu día de vacaciones y te vas, generalmente tranquilo, y los que quedan deben responder y asumir la responsabilidad. Si has hecho bien tu trabajo hasta ese momento, no debería haber sobresaltos, y lo que surja mientras tú estás fuera podrá ser atendido, si es urgente, o podrá esperar a tu regreso si esa opción es factible.
Así que tomas tus días de vacaciones, tranquilo y contento. Y disfrutas y descansas. Sea en tu casa, con tu familia, con amigos, de viaje, o como prefieras. Te desconectas.
Las vacaciones cuando eres emprendedor
Cuando eres emprendedor, este proceso no es tan sencillo. Si cuentas con una estructura adecuada puedes delegar en otros, pero en última instancia la responsabilidad final de las decisiones es tuya. Si cuentas con socios, es posiblemente más fácil, ya que pueden tomarse turnos. Pero si no tienes socios, debes contar con tu personal. Y es muy posible que no te desconectes 100%. Es posible que, aunque estés de vacaciones recibas llamadas, textos o correos solicitando apoyo, consejo y orientación.
Si eres emprendedor micro, y en particular si eres un “solopreneur” (tu emprendimiento es de una sola persona), es aún más complicado, porque ni siquiera cuentas con alguien a quien delegar tus tareas (Ventajas y riesgos del emprendedor solitario).
No obstante, la importancia del descanso y las vacaciones sigue vigente. Aun si eres micro emprendedor necesitas tomarte un break. ¿Cómo tomar vacaciones siendo microempresario?
Imagina que tu empresa es un hijo, o una mascota.
Si decides salir de vacaciones sin tus hijos, o sin tus mascotas, debes darte a la tarea de prever quién los cuidará. Debes asegurarte de que estarán bien atendidos, que has previsto un inventario de los recursos de comida, medicinas, higiene y entretenimiento que les permitirán seguir sus rutinas diarias. Pero además de eso, mantienes algún contacto con ellos. Disfrutas tus vacaciones, pero hablas con tus hijos o el cuidador de tus mascotas te manda fotos o videos para que veas que están bien y contentos. Claro, tampoco pasas el día hablando con tus hijos ni preguntando cómo están tus mascotas. Eso sería contraproducente y te evitaría el descanso.
Estas confirmaciones y comunicaciones no exigen trabajo de tu parte hacia ellos, pero te ayudan a disfrutar tus vacaciones, en la medida en que te dan la paz metal y la tranquilidad que necesitas al saber que están bien. Y si lamentablemente requieren atención médica u ocurre algún imprevisto, estás alcanzable para que te informen y tomes las decisiones adecuadas, incluida la posibilidad de decidir retornar antes de lo previsto si lo consideras indispensable.
Nunca se te ocurriría irte de vacaciones sin tus hijos pequeños o sin tus mascotas y desentenderte de ellos hasta que regreses. Pero tampoco dejas de salir de vacaciones sin tus hijos pequeños o sin tus mascotas si necesitas unos días para ti solo o para dedicar a tu pareja, otros familiares o amigos.
Si eres micro empresario, cuando decidas que necesitas tomarte unas vacaciones, piensa en tu empresa como un hijo o una mascota, y prepara todo, de la misma forma en que lo harías pensando en ellos. Asegúrate que dejas todo lo necesario para que funcione bien en tu ausencia. Si te da tranquilidad, mantén comunicación y pide reportes regulares que te permitan mantener paz mental y estar relajado y tranquilo, confiado de que las cosas marchan bien sin necesidad de tu presencia.
Algunas sugerencias sobre cómo tomar vacaciones siendo microempresario
Aquí te comparto una lista de cosas que puedes (debes) tomar en cuenta y te ayudarán a tomar vacaciones siendo microempresario:
No improvises las vacaciones
Trata de que sean planificadas con tiempo para que puedas preparar a tu empresa, tus colaboradores (si tienes), tus clientes adecuadamente. Mientras con mayor anticipación sepan todos que no contarán contigo por unos días, mejor podrán prepararse ellos mismos para esa situación.
Asegúrate de que dejas listas todas las previsiones necesarias para que la empresa funcione en tu ausencia
Si es necesario hacer pagos, asegúrate que tu contador o la persona que dejes a cargo tiene los accesos y firmas requeridos. En caso de que requieras abrir oficinas o almacenes, asegúrate de que alguna persona clave tiene las llaves. Si debes entregar mercancías, asegúrate de que alguien quede a cargo. Haz una lista de todas las tareas que necesariamente deban cumplirse de forma rutinaria y asegúrate de que alguien será responsable de hacerlo y tendrá lo que necesite para poder lograrlo.
Trata de evitar que procesos claves no rutinarios estén planificados durante tu ausencia
Si te vas de vacaciones sin tus hijos, no lo harías en momentos de entregas de notas escolares en los que tienes que acudir a reuniones con los maestros, ni en momentos en que les tocan citas médicas regulares. Seguramente tratarás de organizar tus vacaciones alrededor de esas actividades, para que no se vean afectadas sin tu presencia. Lo mismo debes considerar para tomar vacaciones en tu empresa.
No lo hagas cuando están planificadas negociaciones importantes, en momentos de cambios de procesos, durante lanzamientos de productos o servicios.
La lista es interminable. Solo te coloco algunos ejemplos, pero la idea es que cualquier evento especial que salga de la rutina diaria, trata de que quede planificado fuera de tu período de vacaciones. Mientras más logres que los días de vacaciones que tomas sean días con probabilidad de ser rutinarios en la empresa mayor es la probabilidad de que todo salga bien y no se requieran decisiones de emergencia que afecten tu descanso.
Entrena y delega de forma regular y rutinaria
Muchas veces nos cuesta mucho delegar en otros. Hemos hablado anteriormente acerca de la importancia de hacerlo. Cuando queremos salir de vacaciones es cuando más lamentamos no haberlo hecho a tiempo. Mientras mas procesos y decisiones tengas adecuadamente delegados, más fácil te resultará desconectarte con confianza, con la certeza de que las cosas seguirán su curso.
Establece un mecanismo regular de comunicación
Para evitar que te interrumpan cualquier momento de tus vacaciones con dudas o problemas, asegúrate de dejar claramente establecido en qué momento y cómo deseas saber que tu empresa marcha bien. Igual que no te vas 15 días sin hablar con tus hijos, es posiblemente difícil irte 15 días sin saber de tu empresa. Pero, así como probablemente tienes un horario y frecuencia de llamadas con tu casa, puedes asegurarte de que con la frecuencia que desees te manden un reporte o nota.
No necesitas un reporte detallado, ya que eso implica trabajo (y estás de vacaciones, recuerda). Tan solo un “Todo marcha bien” en las primeras horas de la mañana es suficiente para que salgas a disfrutar tu día sin tener la mente amarrada a tu empresa. O un email al final de día, o cada varios días, con una lista de las novedades. O un enlace a un documento en el que puedes validar informaciones y dar seguimiento. También puedes preferir una breve llamada telefónica. El mecanismo depende de ti, de tus preferencias, y de las necesidades de tu empresa, al igual que la frecuencia con que lo recibes.
La popular frase “no tener noticias es buena noticia” creo que no aplica totalmente en este caso. La mayoría de los microempresarios que conozco quieren dar seguimiento a su negocio y no tener noticias puede causar ansiedad. Busca el mecanismo para que este seguimiento sea “el mínimo necesario” para darte tranquilidad, porque sin esa tranquilidad, no te va a ser factible el descanso.
Confía en tu gente y se flexible
Si delegas decisiones mientras estás de vacaciones, es porque confías en la persona a quien se lo dejas. No trates de hacer una micro gerencia a distancia de cada movimiento. Comprende y acepta que cada persona es diferente y que tal vez se tomen algunas decisiones que no serán exactamente iguales a las que hubieras tomado. Pero mientras funcionen para mantener la empresa andando y sean positivas para el negocio, acepta con flexibilidad la posibilidad de que alguien más haga algo tal vez un poco diferente a como tú normalmente lo haces. Tal vez hasta te sorprendas encontrando nuevas y mejores formas de hacer algunas cosas a tu regreso.
¿Qué pasa si eres un emprendedor solitario?
Lamentablemente, a veces no es posible cumplir con esos pasos, porque nuestra empresa depende 100% de nosotros. Si nos vamos, no hay actividad comercial. Esto es una realidad, pero no es excusa para no descansar. Sin embargo, igual debes considerar cómo tomar vacaciones siendo microempresario, si eres emprendedor solitario.
Si eres solopreneur tal vez debes apelar al tradicional cartelito “Cerrado por vacaciones”. Desarrolla tu empresa y la relación con tus clientes de manera tal que sea factible cerrar temporalmente por unos días sin afectar tu flujo de caja ni las necesidades de tus clientes.
Si debes cerrar temporalmente, asegúrate de que tus clientes lo sepan con tiempo para que tanto ellos como tú tomen las previsiones necesarias. Tal vez debes brindarles un inventario adicional antes de irte, si les provees productos, o asegurarte de que los requerimientos de tus servicios sean mínimos en ese momento mediante una planificación adecuada. No los sorprendas con tu ausencia temporal porque solo los estarás invitando a que busquen a tu competencia mientras no estás.
Algunos clientes especiales, tal vez requieran que les compartas algún mecanismo de comunicación de emergencia, para darles la tranquilidad de que puedes socorrerlos si es indispensable. Por supuesto, trata de que esto sea lo mínimo posible y solo en casos realmente urgentes.
Nota final:
No olvides colocar en tus correos la nota de respuesta automática que indica que estás fuera, con tu fecha de regreso y mecanismos alternativos para contactos de emergencia. Esto es sumamente importante ya que si alguien a quien no has avisado de tus vacaciones requiere servicios de tu empresa, sabrá que no le respondes de inmediato porque estás de vacaciones y no porque los has descuidado. Igualmente, les permite saber cuándo regresas para que determinen si pueden esperarte o si es mejor contactar a alguien a quien dejes a cargo.
No descuides tu descanso y tus vacaciones. Son indispensables para la productividad de tu emprendimiento.
No permitas que tu propio emprendimiento te esclavice y te amarre a un trabajo constante. Busca las formas para tomar vacaciones siendo microempresario, sin afectar el flujo de tu negocio.