Objetivos e indicadores financieros para el micro emprendedor
A lo largo de casi dos años de trabajo con este blog, he tenido el placer de conversar con una cantidad de emprendedores, en la sección “Conociendo emprendedores”. Estas conversaciones me han enseñado mucho y me han inspirado para mi propio emprendimiento y para los contenidos que les comparto. 4 de cada 10 emprendedores que he entrevistado han indicado que la principal destreza gerencial que les hizo falta al comienzo y que tuvieron que aprender de una u otra manera es el manejo financiero del negocio. Es por esto, que el artículo de hoy quiero dedicarlo a conversar sobre los objetivos e indicadores financieros de la empresa para el micro emprendedor.
“El éxito financiero, al igual que la mayor parte de los éxitos en la vida, no se trata de perfección, sino de dirección”
Donald Lynn Frost
Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:
Yo no tengo formación financiera en profundidad. Soy psicólogo social y tengo un MBA, en el cual por supuesto fui expuesta a conceptos de economía y finanzas. Sin embargo, me identifico con todos los emprendedores que se han enfrentado a la necesidad de aprender conceptos básicos para poder manejar adecuadamente las finanzas de sus negocios. De modo que hoy te traigo un artículo sobre temas “financieros” visto a través de un usuario no financiero, como tú. Te cuento los principales conceptos que me han sido de utilidad para asegurar la salud financiera de mis negocios de una forma que espero sea sencilla y comprensible, pero certera.
Planificación financiera
Vamos a aclarar dos conceptos que a mi juicio son imprescindibles: 1) Objetivos financieros y 2) Indicadores financieros. Ambos deben estar previstos en tu “Planificación financiera” de tu negocio.
Si, dije “planificación financiera”. Porque, así como debes tener un plan general esencial de tu emprendimiento, un plan de trabajo anual y un plan de mercadeo y ventas, también necesitas desarrollar un plan financiero si deseas que tu negocio sea económicamente estable.
Por definición, digamos que un negocio está pensado para generar ingresos. Los emprendedores, en la mayoría de los casos, deciden emprender, entre otras razones, para generar su propia fuente de recursos que les permita sostener su estilo de vida y el de sus empleados.
Digamos que esto aplica a la mayoría de los emprendimientos. Me podrías decir que los emprendimientos sociales no necesariamente buscan generar riqueza. Esto es cierto. Sin embargo, aún los emprendimientos sociales, en los cuales no se busca obtener un beneficio económico, igualmente manejan dinero y requieren una adecuada planificación financiera para que esos recursos sean suficientes y optimizados para el logro de los objetivos del emprendimiento.
Objetivos financieros
Los objetivos financieros, como todo objetivo, en cualquier área, definen a dónde quieres llegar, qué deseas alcanzar. En este caso, qué deseas alcanzar en términos financieros.
Objetivos financieros en particular definen la forma de accionar en tu negocio respecto al dinero y constituyen el punto de referencia para las decisiones financieras y económicas de la empresa.
Para definir tus objetivos financieros debes preguntarte cosas como:
- ¿Cuánto deseas facturar / vender en el período?
- ¿Cuál margen de beneficio deseas obtener, antes y después de impuestos?
- ¿Qué participación de mercado deseas alcanzar en ese período?
No basta con trabajar duramente para vender más. Si no cuentas con objetivos financieros definidos, nunca sabrás dónde te encuentras y cuánto más puedes alcanzar.
No basta con trabajar duramente para vender más. Si no cuentas con objetivos financieros definidos, nunca sabrás dónde te encuentras y cuánto más puedes alcanzar. Clic para tuitearGanar mucho dinero o vender mucho no son objetivos claros. Ni siquiera son los que más te favorecen en todo momento. Si quieres que tu negocio permanezca en el largo plazo, crezca y se desarrolle debes tener un plan, más allá de vender mucho y ganar mucho.
A fin de definir tus objetivos financieros de forma adecuada, realista y alcanzable, es necesario que tomes en cuenta el entorno en que se desarrolla tu negocio. El entorno actual y el posible entorno futuro. Debes tratar de mantenerte al día con información de tu sector, tu país, normas y regulaciones, datos sobre tu consumidor. Todo aquello que te permita predecir con mayor certeza las tendencias del mercado. Esto te permitirá establecerte objetivos financieros que no sean tan conservadores que te quedes corto con lo que podrías lograr, ni tan ambiciosos que no sean objetivamente alcanzables.
Como para todos los objetivos de tu empresa, los objetivos financieros deben establecerse como objetivos SMART (Por las siglas en inglés para: Specific (Específicos), Measurables (Medibles), Achievable (Alcanzables), Realistic (Realistas) y Timely (Con tiempo específico). Puedes encontrar más información sobre cómo trabajar con estos objetivos en el siguiente artículo anterior: El plan de trabajo anual.
Por ejemplo, en lugar de escribir un objetivo como:
«Aumentar mis ventas»
Debes escribirlo como:
«Aumentar X% las ventas en comparación con XXX período en XXX meses»
Y el mismo debe ser un crecimiento razonable y alcanzable de acuerdo a las condiciones del mercado y la competencia.
Por ejemplo, en lugar de escribir un objetivo como:
«Aumentar mi beneficio»
Debes escribirlo como:
«Lograr un X% de utilidades antes de impuestos para X fecha»
Si no estableces tus objetivos financieros respecto a lo que deseas que sean los números de la ejecución de tu negocio, nunca sabrás qué tan bien o mal estás respecto a tus expectativas.
Sin embargo, no solamente requieres definir lo que aspiras a vender y a ganar. Tus objetivos financieros deberían incluir un detalle mayor sobre otros aspectos del manejo del dinero y las finanzas de tu negocio.
Debes también plantearte otras preguntas como:
- ¿Qué inversiones necesitas hacer en el período?
- ¿Qué planes específicos de producción, mercadeo y ventas te van a ayudar a lograr esos objetivos financieros?
- ¿Cuánto estás en capacidad de financiar para la operación si el flujo de caja cae?
- ¿Cuánto puedes financiar a tus clientes?
- ¿Cuántos clientes nuevos requieres para lograr esos objetivos de ventas?
- ¿Cómo puedes disminuir tus costos?
Es decir, necesitas saber con qué recursos cuentas, qué recursos adicionales necesitas, cuánto te costará obtener esos recursos. Estos lineamientos te permitirán tomar decisiones respecto al uso del dinero y también, muy importante, respecto a las condiciones económicas que puedes o no aceptar en las negociaciones con clientes y proveedores.
Esto te permitirá establecer otros objetivos financieros tales como:
«Invertir X en la adquisición de X equipo que incrementará en X% la producción o reducirá en X% los costos»
«No aceptar condiciones de pago mayores a X días de parte de los clientes o agregar un costo financiero de X% a las facturas que sobrepasen ese límite de tiempo.
De esta forma, no solamente estarás definiendo lo que quieres vender y ganar, sino las condiciones económicas que deben cumplirse para que eso sea alcanzable.
Indicadores financieros
Muy bien, ya tienes tus objetivos definidos para el año. ¿Te puedes quedar tranquilo?
No.
Como en toda planificación, el éxito del logro de los objetivos deriva del adecuado seguimiento a la ejecución para asegurar que vas en la vía correcta o, si no es así, para tomar medidas y ajustes para mejorar la probabilidad de logro de las metas económicas de la empresa.
Para esto, cuentas con los Indicadores financieros de tu empresa.
Seguramente, al menos una vez al año, debes colocar tus números en manos de un contador que te prepare la documentación necesaria para el cierre fiscal y el cumplimiento de todas las responsabilidades impositivas de tu país.
Sin embargo, no es suficiente con que una vez al año veas y analices tus números.
Lamentablemente, si lo dejas todo para final de año corres el riesgo de llevarte muchas sorpresas y de no tener tiempo para establecer correctivos si las cosas marchan mal.
Los indicadores financieros te indican regularmente la estabilidad y salud financiera de tu negocio y te ayudan a tomar decisiones.
En mi experiencia, el actualizar algunos indicadores de la ejecución financiera de la empresa mensualmente, revisarlos y tomar decisiones, te permite una ejecución mucho más eficiente y te permite una mucho mayor probabilidad de lograr los objetivos.
Muchos emprendedores se conforman con indicadores intuitivos. Si hay más dinero en la cuenta bancaria, si tenemos trabajo constante, si aparecen nuevos clientes, todos esos parecen ser indicios de que la cosa marcha bien.
No te guíes por indicadores intuitivos. Asegúrate de desarrollar y mantener actualizados indicadores cuantitativos, técnicos y objetivos.
Indicadores cuantitativos y técnicos no significa que sean matemáticas muy complicadas o cálculos de difícil realización e interpretación. Con una sencilla hoja de cálculo en la que mensualmente actualices algunas cifras, podrás estar al día con la información financiera de tu emprendimiento.
Existen muchos indicadores que puedes definir y usar. Te listo a continuación los 8 que, a mi juicio, han sido los más útiles a lo largo de mi vida como empresaria y que son de fácil cálculo y seguimiento. No te los planteo con nombres complicados ni técnicos, sino en su versión más sencilla:
- Facturación total: La cifra total mensual de todas tus ventas de productos y servicios.
- Costos y gastos totales: La cifra total de los montos mensuales que has gastado para mantener la operación funcionando y para poder ofrecer los productos y servicios.
- Beneficio total antes de impuestos: La diferencia (resta) entre la facturación total y los costos totales.
- Margen de beneficios antes de impuestos: La relación o ratio entre el beneficio total / facturación total. Te indica el porcentaje de tus ingresos que exceden tus gastos.
- Cuentas por cobrar: La cifra total que te deben tus clientes por productos y servicios que ya has entregado y facturado.
- Cuentas por pagar: La cifra total de facturas que has recibido de proveedores y tienes pendientes de pagar.
- Relación (ratio) Cuentas por cobrar / Facturación total: Te indica el porcentaje de los productos y servicios que ya has entregado y facturado, pero aún no has cobrado. Es un indicador de la morosidad de tus clientes.
- Días promedio de pago de factura: La cantidad promedio de días que tus clientes toman entre la fecha que entregas la factura por tus productos y servicios y la fecha en que te pagan.
Puedes preparar una sencilla hoja de cálculo en Excel con estos indicadores y cada mes actualizar la información. En un resumen muy breve tienes el corazón de tus indicadores financieros para analizar y tomar decisiones, a fin de que el próximo mes puedas alcanzarlo mejor.
Puedes descargar en el enlace a continuación un ejemplo. Si deseas, puedes utilizar esta misma hoja de cálculo, o adaptarla a tus necesidades. Te la comparto solamente como un ejemplo de lo sencillo que puede llegar a ser. Si eres disciplinado en llenar mensualmente los datos requeridos, con precisión, te sorprenderás de la utilidad de esta herramienta tan sencilla.
En resumen, las tareas que debes proponerte si deseas tener un negocio financieramente saludable:
- Desarrolla un plan financiero anual, en el cual establezcas tus objetivos en los indicadores que desees dar seguimiento.
- Prepara un presupuesto anual, en el que definas todos los gastos anuales y mensuales que esperas tener. Puedes leer otro artículo anterior acerca de la elaboración de presupuestos en el siguiente enlace: Llegó el momento de afilar el lápiz y controlar los gastos de tu negocio.
- Da seguimiento mensual a tus indicadores críticos y toma decisiones cuando veas desviaciones que indiquen un posible mal desarrollo,
- Organiza tus pagos. Asegúrate de tener en orden tus proveedores y facturas pendientes. Benefíciate de los tiempos de gracia aceptados con cada proveedor, pero evita caer en mora para proteger tu referencia crediticia.
- Desarrolla una gestión de cobros eficiente. No permitas que los clientes tomen para pagarte más tiempo del que tus finanzas puedan tolerar. Establece reglas claras y sé activo en la cobranza.
- Aprovecha los recursos tecnológicos. Hoy en día hay muchas aplicaciones y softwares que te permiten manejar tus finanzas de forma sencilla. Muchos están adaptados a las exigencias impositivas de cada país. Busca el más adecuado para el país en que tienes tu emprendimiento y mueve tu manejo financiero a una plataforma digital.
- Conoce y comprende las exigencias e implicaciones impositivas en tu país, para que al final del año no quedes decepcionado al ver cómo parte de lo que pensaste que eran ganancias se van en impuestos. Prevé en tus presupuestos todos tus compromisos impositivos.
Si tu negocio comienza a crecer y desarrollarse, y ves que ha llegado el momento de contar con ayuda de otros socios, empleados o proveedores, asegúrate que la ayuda profesional en el área contable sea una de las primeras que busques. Eso no te exime de la necesidad de conocer estos temas, pero te permite concentrarte en lo que sabes hacer mejor. Zapatero a tus zapatos. Sin embargo, mientras no ha llegado el momento de poder contratar un profesional especializado para el seguimiento contable y financiero de toda tu operación, asegúrate de desarrollar el hábito de mantener objetivos e indicadores financieros adecuados.