Mi proceso para hacer listas de tareas

En mi último artículo analicé los beneficios del uso de listas como recurso para ser más eficiente con el logro de objetivos diarios y conversamos sobre las características de las listas eficientes. Si no lo has leído aún, puedes leerlo en este enlace. Como complemento de esa información, hoy quiero compartirte mi proceso personal para hacer listas de tareas. Lo he desarrollado a partir de una recopilación de consejos y sistemas de diversos expertos, adaptando lo que mejor me ha funcionado a lo largo de los años y luego de muchos ensayos y errores.

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«Un tiempo bien organizado es la señal más clara de una mente bien organizada»

Sir Isaac Pitman

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Mi proceso para hacer listas de tareas tal vez no sea el sistema perfecto para ti, pero puede serte de utilidad como ejemplo o como punto de partida. Y tal vez te sirva tal cual y te ayude.

La primera vez, el proceso de organización te puede tomar un par de horas. Pero una vez organizado y en marcha, la revisión diaria y la actualización semanal no debe tomarte más de unos 5 o 10 minutos. Y con seguridad ese tiempo invertido en esta tarea se revertirá en una mente más enfocada y una mayor cantidad de tareas y objetivos completados.

Los pasos de mi proceso para hacer listas de tareas son como sigue:

1- Haz una lista general

Una gran lista con TODAS las tareas pendientes que ocupan tu mente y te mortifican. Las que quieren hacer hoy mismo y las que quieres hacer, pero tal vez no puedas abordarla hasta dentro de unos meses. Siéntate y escribe. Trabaja con la filosofía de la tormenta de ideas. No juzgues ninguna ni trates de ordenar en este momento. Solo escribe todo lo que te llegue a la mente. Trata de trabajar una lista larga y exhaustiva, pero no más de 50 tareas. Si tienes más de 50, prioriza por las que debes completar primero y deja las otras pendientes para futuras revisiones.

2- Define un máximo de 10 sectores o grupos de tareas relacionadas

Por ejemplo, tareas personales, de trabajo, de la familia, de la casa. O pueden ser todas de trabajo y clasificas entonces en tareas de ventas, de producción, de mercadeo.

3- Clasifica las tareas

Clasifica cada una de las tareas de tu lista larga en uno de los sectores o grupos.

4- Organiza una nueva lista maestra

Una lista maestra ya definida por grupos de tareas, pasando las tareas listadas por sectores a una nueva hoja más estructurada.

5- Establece prioridades en cada tarea

Para ello utiliza tres niveles de prioridad: Alta, Media y Baja.

6- Diariamente prepara tu lista de tareas del día

Hazlo, eligiendo tareas pendientes de la lista maestra. Da preferencia a las tareas que has clasificado como de alta prioridad. Luego agrega tareas de prioridad media y luego de prioridad baja, si aún te queda tiempo. Esta lista diaria debe ser realista (tal como comentamos en el artículo anterior). Incluye solamente las tareas que sea realmente factible realizar en un día. Si haces listas muy largas, al final del día quedarás frustrado. Pero, si la haces muy corta, la habrás acabado temprano y no habrás ocupado adecuadamente el resto del tiempo. Si lo haces consistentemente, poco a poco irás adquiriendo la habilidad de definir listas de tareas adecuadas en extensión para un día de trabajo.

7- Al final de cada día, revisa la lista diaria

Marca como “terminadas” las que finalizaste (👏🏻👏🏻👏🏻) como “en proceso” las que iniciaste, pero no terminaste y esas colócalas en tu lista del siguiente día. Las que no lograste hacer, puedes decidir eliminarlas (si ya no son pertinentes), o pasarlas a la lista del día siguiente, o retórnalas a la lista maestra, si cambiaron de prioridad. Luego revisa la lista maestra y los compromisos del siguiente día y completa con las tareas que tengas que realizar.

8- Semanalmente revisa la lista maestra

Agrega nuevas tareas que hayan surgido durante la semana, elimina las completadas y ajusta las que hayan variado.

Dos elementos importantes para que este proceso realmente te funcione:

Consistencia, consistencia, consistencia. La única forma de que te acostumbres a usar adecuadamente las listas de tareas es que te obligues a hacerlo por un tiempo, mientras entrenas el hábito (Puedes leer como referencia mi artículo anterior acerca de cómo educar nuevos hábitos). Lo ideal es que lo hagas de forma consistente al menos por tres semanas seguidas (21 días).

Reserva y respeta rigurosamente un tiempo en tu agenda para hacer y revisar la lista maestra semanalmente y un tiempo diario para revisar y actualizar la lista de tareas del día. Puede ser la primera tarea de la mañana o la última de la tarde (preparándote para el siguiente día). A mí personalmente me resulta mejor hacerlo como primera actividad cuando me siento en mi escritorio en la mañana. Reservo unos 15 minutos diarios para esto. Si no reservas el tiempo y no le das prioridad tú mismo, nunca encontrarás el tiempo para implementarlo y terminarás diciendo que “Las listas no funcionan”, cuando realmente no les permitiste nunca mostrarte que funcionan.

Te regalo un formato de apoyo para implementar este proceso.

Si te gusta trabajarlo en archivos digitales directamente en tu computadora, te recomiendo que descargues el formato que te he preparado en Excel para seguir mi proceso para hacer listas de tareas. Tiene links y fórmulas internas que te facilitarán la tarea. El punto 4 de la lista de pasos no tendrás que hacerlo, ya que se actualiza automáticamente.  Toma en cuenta que el documento contiene tres hojas diferentes.

El documento puede darte un mensaje de que es “Read only” o que está protegido. Esto es porque solamente puedes modificar y escribir en los espacios para colocar las tareas y clasificaciones necesarios. Puedes igualmente aceptarlo como “Read only” y guardarlo en tu computadora y te va a funcionar.

Si prefieres trabajar en documentos impresos y escribir y tachar manualmente las tareas de tu lista puedes descargar el documento en formato pdf e imprimirlo.

Cualquiera sea tu preferencia, trata de implementar el proceso por lo menos por tres semanas antes de descartarlo.

¿Tienes otros sistemas que te han funcionado? Me encantará conocer otros procedimientos y enriquecer a futuro los formatos y procedimientos que acá propongo. Comparte en los comentarios tus sugerencias.

Imagen propia trabajada en collage digital a partir de fotografía de rawpixel.com de Pexels