Miedo a los problemas operativos: Cuando las piezas no encajan
Toda operación puede fallar, hasta la más planificada y perfecta. Es un riesgo que siempre existe. Y esta posibilidad de que algo pueda fallar en el proceso o el plan previsto es el último de los 8 miedos que hemos definido a lo largo de esta serie sobre los miedos del emprendedor: El miedo a los problemas operativos.
Si prefieres, puedes escuchar el audio completo del artículo en el siguiente enlace:
“El mejor enfoque es desenterrar y eliminar problemas donde se presupone que no existen”
Shigeo Shingo
Cuando hablamos del miedo a los problemas operativos, nos referimos al miedo que produce la posibilidad de enfrentar una situación en la que las piezas no encajan adecuadamente, o al menos no encajan tal como lo habíamos previsto. Esta situación potencial puede afectar negativamente nuestra posibilidad de entregar nuestro producto o servicio con la calidad que deseamos, en los tiempos que prometimos o con el costo adecuado.
El miedo a los problemas operativos es el miedo que siente el emprendedor a que puedan ocurrir fallas y omisiones en los procesos, que conduzcan a errores, pérdidas y fracasos.
Este miedo está relacionado con el miedo a fallar o miedo al fracaso. Este no solo afecta emprendedores y emprendimientos, sino a cualquier persona en cualquier entorno profesional y personal. En el caso más extremo, que con frecuencia exige tratamiento con asistencia de un profesional, se conoce como “Atiquifobia”, la cual se define como el miedo irracional, persistente e injustificado de cometer errores o equivocarse. Cuando son casos menos extremos, este miedo al fracaso se conoce como “Ansiedad anticipatoria” y se refiere a la inquietud o angustia que genera el pensar en la posibilidad de fracaso o falla en una tarea o proyecto que debemos enfrentar en el futuro.
En este caso, así como en relación a los otros miedos que hemos conversado a lo largo de esta serie, no hacemos referencias a las fobias extremas, ya que éstas requieren de asistencia profesional, sino a situaciones de ansiedad o angustia de menor intensidad, que pueden ser controladas desarrollando destrezas específicas pero que de todas maneras afecta el desempeño del emprendedor.
Un miedo más facil de controlar
A mi entender, éste es uno de los miedos más fáciles de superar. Es un miedo a que ocurran cosas que no esperamos, pero en este caso hay muchas medidas que podemos tomar para evitar que muchos de los posibles problemas operativos ocurran. Es uno de los miedos sobre los que tenemos mayor control y, por ende, uno de los más sencillos de dominar.
Por supuesto, siempre existe la posibilidad de que ocurran imprevistos. Desde cosas a nivel específico de nuestro negocio (como la posibilidad de que los equipos se rompan o fallen, que las personas con las que contamos se enfermen, tengas problemas personales o renuncien) hasta problemas locales de la geografía en la que desarrollamos nuestro negocio (huelgas, problemas políticos o económicos, siniestros naturales) e incluso problemas globales que afecten todos los mercados (como la reciente pandemia que nos ha tocado vivir, las guerras, crisis económicas mundiales).
Aunque estos imprevistos siempre pueden existir, no podemos paralizarnos y dejar de actuar por temor a que ocurran y siempre es posible tener previsiones que minimicen el impacto negativo o que nos permitan una pronta recuperación.
Cuando las piezas no encajan
Seguramente coincides conmigo en que es frustrante dedicar tiempo a un proyecto, cualquier proyecto, y darnos cuenta de que las piezas que hemos trabajado separadamente no encajan bien cuando lo ponemos todo junto. Si te gustan las manualidades o el bricolaje, tal vez has experimentado esto en carne propia al armar o arreglar cosas en tu casa. Cuando los tornillos y tuercas no encajan bien, cuando los hoyos que deben coincidir están desfasados un par de milímetros, cuando las piezas del vestido que coses no cierran a la perfección en la unión de la costura.
Esta misma sensación de frustración se traslada a nuestros emprendimientos cuando lo que ha trabajado un equipo no es totalmente compatible con lo que trabajó otro. Cuando los números no hacen los totales que se supone deben lograr. Cuando los tiempos que esperamos que se cumplan tienen retrasos y se pierde tiempo en el proceso.
Todo esto conduce a enfrentar mucho retrabajo, a un incremento de costos e incluso a retrasos en los compromisos de entrega y pérdidas económicas.
El estar expuestos repetidamente a estas situaciones en nuestra vida profesional y cotidiana puede impactar nuestra disposición a emprender porque puede ocasionar que nos enfrentemos al miedo de que una vez que estemos en pleno funcionamiento con nuestro proyecto nos toque enfrentarnos a problemas operativos que nos afecten negativamente.
Para enfrentar este miedo, debemos desarrollar mecanismos que nos permitan controlar dos cosas:
- Minimizar la posibilidad de que los problemas aparezcan
- Maximizar la posibilidad de seguir adelante y superarlos, si no podemos evitarlos
¿Cómo minimizar el riesgo de que los problemas operativos surjan?
La principal estrategia para enfrentar el miedo a los problemas operativos es una planificación detallada.
Es aquí en donde tenemos nosotros mayor control. En la medida en que planifiquemos lo que queremos hacer y planifiquemos los controles de calidad que debemos implementar para asegurarnos de que los procesos se cumplan, reducimos las probabilidades de errores. Si tenemos un sistema de control de calidad implementado, la probabilidad de que algo salga mal es más bajita. Y si la probabilidad de fracaso es mas bajita el miedo es menor. Puedes encontrar más información acerca de la iplementación de procesos de control de calidad en otro artículo en el blog que accesar con el siguiente enlace: Gestión de control de calidad para el microempresario.
Así, la estrategia para enfrentar este miedo es desarrollar sistemas y controles de calidad que aseguren que logramos minimizar los errores. Cosas como:
- Listas de chequeo y control de calidad que especifiquen todos los pasos a seguir y que obliguen a quien los ejecuta a seguirlos en orden y registrar su ejecución y darle seguimiento.
- Reuniones de control de status de proyectos. Si cuentas con un equipo de personas, internas o externas, asegúrate de tener controles semanales, quincenales, inter diarios, lo que amerite el producto o servicio de tu emprendimiento, pero donde logres aterrizar juntas a todas las personas involucradas y asegurar que todos están en el mismo canal.
- Minutas de reuniones. No dejes todo a la memoria. Asegúrate de registrar por escrito los acuerdos y compromisos, incluyendo las fechas de cumplimiento requeridas. No es necesario que te inundes de tareas burocráticas para ello, un simple email o mensaje puede funcionar. Lo importante es que quede registrado y no confiemos solo en nuestra memoria y la de los demás involucrados.
- Automatización de procesos. Si nos da miedo que algo falle en el camino, en la medida en que automaticemos y reduzcamos la necesidad de intervención del ser humano, reducimos la probabilidad de error. Como humanos, todos, todos, fallamos alguna vez. Por más control que hagamos siempre hay una probabilidad de fallar. En la medida en que automaticemos los procesos, y no intervengamos en algunas decisiones, es más probable que las fallas operacionales no ocurran.
- Uso de agendas y listas de tareas. Esto, una vez más, limita el rango de acción de nuestra memoria (que tantas malas jugadas nos hace) y nos obliga a tener la disciplina de organizarnos mejor. Yo soy especialmente fanática de las listas de tareas. Puedes encontrar información sobre cómo lograr que tus listas de tareas trabajen eficientemente para tí en otro artículo anterior en este enlace: Uso de listas de tareas pendientes ¿Tienes lista la lista del día?
Todos estos, son buenas prácticas y hábitos que nos ayudan a blindar la operación de nuestro emprendimiento y hacerla menos vulnerable a cualquier fallo. El contar con esto, nos dará la confianza necesaria para no temer que las cosas pueden salir mal.
¿Cómo maximizar la posibilidad de seguir adelante y superar los problemas operativos, si no podemos evitarlos?
Cuando es una operación pequeña, que depende 100% de nosotros, puede fallar. Cuando la operación crece y debemos delegar en nuestros colaboradores, puede fallar.
No hay forma de blindarnos al 100%. La única forma de garantizar que nunca tendremos fallas es no haciendo nada. Eso es lo que quiere nuestro miedo a fallar, que nos paralicemos. Pero si le hacemos caso, nunca avanzamos. De modo que es indispensable aceptar que la posibilidad de algún fracaso o problema, en algún momento del desarrollo de nuestro emprendimiento, es inevitable.
Sin embargo, contamos con recursos que nos van a ayudar a levantarnos más fácilmente si caemos.
Uno de los valores más importantes para lograr esto, es la flexibilidad. En la medida en que desarrollemos una organización con estructuras y procesos flexibles, adaptables y fáciles de ajustar, será más sencillo y rápido enderezar el camino cuando enfrentamos tormentas y volver a rumbo eficiente lo antes posible.
La flexibilidad se define como la cualidad de doblarse fácilmente, adaptarse a cambios o variaciones, según las necesidades. Es por eso, que es necesario desarrollar la capacidad de adaptarse a los cambios. Ajustar rumbo a medida que avanzamos. La velocidad con la que logremos adaptarnos a los cambios de rumbo se puede convertir en una ventaja competitiva para nuestro negocio. Puedes leer un artículo anterior sobre este tema en el siguiente enlace: Flexibilidad: un valor para el éxito.
Con este artículo, culminamos la serie acerca de los miedos que enfrenta el emprendedor. Para tu referencia, acá te dejo los enlaces a todos los otros artículos que conforman esta serie.
- La rueda de los 8 miedos del emprendedor
- 3 estrategias para disminuir el miedo del emprendedor a sentirse fracasado
- Como superar el miedo del emprendedor a ser juzgado por otros
- Cuando la a incomodidad paraliza el progreso de nuestro emprendimiento
- El miedo a sentirse incapaz limita las posibilidades de éxito
- Temor a las pérdidas económicas que frena al emprendedor
- El miedo del emprendedor a los cambios del mercado
- El miedo a dañar nuestras relaciones personales a causa de nuestro emprendimiento
También puede interesarte escuchar en Youtube mi charla sobre este tema:
Estoy muy entusiasmada escribiendo mi primer libro, que justamente será una compilación y ampliación de estos artículos acerca de los miedos que enfrenta el emprendedor. Si quieres asegurarte de recibir notificación una vez lo publique, no te olvides de suscribirte a mi lista de correo. Al suscribirte, recibirás de regalo un formato y guía para trabajar tu Plan de Negocios Esencial.
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